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Souvent, un utilisateur d'Excel est confronté à la nécessité de remplir des cellules avec des données disposées dans une certaine séquence logique. Ou, par exemple, pour faire une prévision de ce que sera la valeur d'un certain indicateur à un moment précis, si la tendance actuelle se poursuit. Maintenant, vous n'avez plus besoin de connaître des dizaines de formules pour tout cela. Quelques clics de souris suffisent et le problème est résolu. Tout est grâce à la saisie semi-automatique.
Cette fonctionnalité est étonnante dans sa commodité. Par exemple, il vous permet de lister rapidement les mois calendaires ou de faire en sorte que seuls le 15 et le dernier jour de chaque mois soient affichés (par exemple, dans les rapports comptables).
Comment pouvez-vous profiter de cette fonctionnalité intéressante ?
Dans le coin inférieur droit, il y a un carré, en le faisant glisser, vous pouvez continuer la série de valeurs dans lesquelles il y a un certain motif. Par exemple, si le premier jour est lundi, alors en effectuant cette opération simple, vous pouvez mettre des valeurs dans les lignes suivantes : mardi, mercredi, jeudi, vendredi, etc.
S'il y a un ensemble de valeurs dans une cellule comme 1,2,4, alors en les sélectionnant toutes et en faisant glisser la case vers le bas, vous pouvez continuer la série de nombres jusqu'à 8, 16, 32, etc. Cela vous permet de réduire considérablement les coûts de temps.
De la même manière, une liste de noms de mois est créée.
Et voici à quoi ressemble l'utilisation de la saisie semi-automatique pour une progression arithmétique. Dans notre exemple, nous utilisons deux cellules avec des valeurs de 1,3, respectivement, puis la saisie semi-automatique continue la série de nombres.
De plus, la réception fonctionnera même si le numéro est à l'intérieur du texte. Par exemple, si vous écrivez "1 trimestre" et faites glisser la case vers le bas, vous obtenez ce qui suit.
En fait, ce sont toutes les bases que vous devez connaître. Mais si vous souhaitez maîtriser les compétences de travail avec Excel de manière plus professionnelle, vous pouvez vous familiariser avec quelques puces et astuces.
Utilisation de la liste de données de saisie semi-automatique
Bien sûr, faire une liste des mois ou des jours de la semaine n'est pas tout ce qu'Excel peut faire. Disons que nous avons une liste de villes où notre société a établi des centres de services. Vous devez d'abord écrire la liste complète dans l'élément "Modifier les listes", accessible via la séquence de menus Fichier - Options - Avancé - Général - Modifier les listes.
Ensuite, une fenêtre apparaîtra avec une liste de listes qui sont automatiquement intégrées à Excel.
Ils ne sont pas nombreux ici. Mais ce malentendu peut être facilement corrigé. Pour ce faire, il y a une fenêtre de droite dans laquelle la séquence correcte de valeurs uXNUMXbuXNUMXbis est écrite. L'enregistrement peut être effectué de deux manières, à la fois avec des virgules et dans une colonne. S'il y a beaucoup de données, elles peuvent être importées. De cette façon, vous pouvez gagner beaucoup de temps.
Que faut-il pour cela ? Vous devez d'abord créer une liste de villes quelque part dans le document, puis créer un lien vers celle-ci dans le champ ci-dessous.
La liste est maintenant créée et peut être utilisée pour remplir toutes les autres cellules.
En plus des listes au format texte, Excel permet de créer des séquences numériques, ainsi qu'une liste de dates organisées selon un certain modèle. Au tout début de ce matériel, l'une des façons de l'utiliser a été donnée, mais il s'agit d'un niveau primitif. Vous pouvez utiliser cet outil de manière plus flexible, comme un véritable as.
Tout d'abord, nous sélectionnons les valeurs de séquence requises (une ou plusieurs) ainsi que la partie de la plage qui sera utilisée pour la liste. Ensuite, nous trouvons le bouton "Remplir" sur le panneau supérieur et dans le menu qui apparaît, cliquez sur le bouton "Progression".
Ensuite, une fenêtre avec les paramètres apparaît.
Dans sa partie gauche, il y a des boutons radio avec lesquels vous pouvez définir l'emplacement de la future séquence : par lignes ou par colonnes. Dans le premier cas, la liste descendra, et dans le second, elle ira vers la droite.
Immédiatement à droite du paramètre d'emplacement se trouve un panneau dans lequel vous pouvez sélectionner le type de séquence numérique. Vous avez le choix entre plusieurs options :
- Arithmétique. La valeur de chaque cellule suivante est supérieure d'un certain nombre à la précédente. Sa valeur est déterminée par le contenu du champ « Step ».
- Géométrique. Chaque valeur suivante est plusieurs fois supérieure à la précédente. La quantité dépend exactement de l'étape indiquée par l'utilisateur.
- Rendez-vous. Avec cette option, l'utilisateur peut créer une séquence de dates. Si vous sélectionnez ce type, des paramètres supplémentaires pour l'unité de mesure sont activés. Ils sont pris en compte lors de l'établissement de la séquence : jour, jour ouvré, mois, année. Ainsi, si vous sélectionnez l'élément "jour ouvrable", les week-ends ne seront pas inclus dans la liste.
- Saisie automatique. Cette option revient à faire glisser le coin inférieur droit. En termes simples, Excel décide de lui-même s'il doit continuer la série de nombres ou s'il est préférable de faire une liste plus longue. Si vous spécifiez les valeurs 2 et 4 à l'avance, alors les suivantes contiendront les chiffres 6, 8, et ainsi de suite. Si avant cela, vous remplissez plus de cellules, alors la fonction "régression linéaire" sera utilisée (c'est une option très intéressante qui vous permet de construire une prévision basée sur la tendance existante).
Au bas de cette boîte de dialogue, comme vous pouvez déjà le voir, il y a deux options : la taille de pas, discutée ci-dessus, et la valeur limite.
Après avoir terminé toutes les opérations, vous devez appuyer sur le bouton "OK". De la même manière, une liste de jours ouvrables pour une certaine période est créée (par exemple, jusqu'au 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Et l'utilisateur n'a pas besoin de faire un grand nombre de mouvements inutiles !
Ça y est, la configuration est terminée. Examinons maintenant quelques méthodes de saisie semi-automatique plus professionnelles.
Utilisation de la souris
C'est le moyen le plus pratique de compléter automatiquement, vous permettant d'effectuer avec élégance même les opérations les plus complexes. Il y a deux options pour l'utiliser : en utilisant le bouton gauche de la souris ou le bouton droit. Par exemple, la tâche consiste à créer une liste de nombres classés par ordre croissant, où chaque valeur suivante augmente de un. Habituellement, pour cela, une unité est entrée dans la première cellule et deux dans la seconde, après quoi ils font glisser la case dans le coin inférieur droit. Mais il est possible d'atteindre cet objectif par une autre méthode - en remplissant simplement la première cellule. Ensuite, vous devez le faire glisser vers le bas depuis le coin inférieur droit. Après cela, un bouton sous la forme d'un carré apparaîtra. Vous devez cliquer dessus et sélectionner l'élément "Remplir".
Vous pouvez également utiliser la fonction "Remplir uniquement les formats", avec laquelle vous ne pouvez étendre que les formats de cellule.
Mais il existe une méthode plus rapide : maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser la cellule en parallèle.
Certes, il ne convient que pour les séquences de chiffres à saisie semi-automatique. Si vous essayez de tirer cette astuce avec des données d'un type différent, les valeurs uXNUMXbuXNUMXbseront simplement copiées dans les cellules suivantes.
Il existe un moyen d'accélérer l'appel du menu contextuel. Pour ce faire, faites glisser la case en maintenant le bouton droit de la souris enfoncé.
Ensuite, un ensemble de commandes apparaîtra. Ainsi, vous pouvez appeler une boîte de dialogue avec des paramètres de saisie semi-automatique supplémentaires en cliquant sur l'élément de menu "Progression". Mais il y a une limite. La longueur maximale de la séquence dans ce cas sera limitée à la dernière cellule.
Pour que l'auto-complétion soit effectuée jusqu'à la valeur requise (un nombre ou une date spécifique), vous devez appuyer sur le bouton droit de la souris, après avoir préalablement dirigé le curseur vers la case, et faire glisser le marqueur vers le bas. Le curseur revient alors. Et la dernière étape consiste à relâcher la souris. En conséquence, un menu contextuel avec les paramètres de saisie semi-automatique apparaîtra. Sélectionnez une évolution. Ici, une seule cellule est sélectionnée, vous devez donc spécifier tous les paramètres de remplissage automatique dans les paramètres : direction, pas, valeur limite et appuyez sur le bouton OK.
Une fonction Excel particulièrement intéressante est l'approximation linéaire et exponentielle. Il permet de construire une prévision de l'évolution des valeurs, en fonction du modèle existant. En règle générale, pour faire une prévision, vous devez utiliser des fonctions Excel spéciales ou effectuer des calculs complexes, dans lesquels les valeurs de la variable indépendante sont remplacées. Il est beaucoup plus facile de démontrer cet exemple dans la pratique.
Par exemple, il existe une dynamique d'un indicateur dont la valeur augmente du même nombre à chaque période.
Il est beaucoup plus facile de comprendre comment les valeurs sont prédites avec une tendance linéaire (lorsque chaque indicateur suivant augmente ou diminue d'une certaine valeur). Les fonctions Excel standard conviennent à cela, mais il est préférable de dessiner un graphique qui affiche la ligne de tendance, l'équation de la fonction et la valeur attendue pour plus de clarté.
Pour savoir quel sera l'indicateur prédit en termes numériques, lors du calcul, vous devez prendre l'équation de régression comme base (ou utiliser directement les formules intégrées à Excel). En conséquence, il y aura beaucoup d'actions que tout le monde ne peut pas comprendre dès le départ.
Mais la régression linéaire vous permet d'abandonner complètement les formules et les tracés complexes. Utilisez simplement la saisie semi-automatique. L'utilisateur prend une série de données sur la base desquelles une prévision est faite. Cet ensemble de cellules est sélectionné, puis le bouton droit de la souris est enfoncé, vous devez faire glisser la plage du nombre de cellules requis (en fonction de la distance du point dans le futur pour lequel la valeur prédite est calculée). Un menu contextuel apparaîtra, où vous devrez sélectionner l'élément "Approximation linéaire". Voilà, une prévision est obtenue qui ne nécessite pas de compétences mathématiques particulières, de traçage ou de dérivation de formules.
Si les indicateurs augmentent au cours de chaque période d'un certain pourcentage, nous parlons alors de croissance exponentielle. Par exemple, prévoir la dynamique d'une épidémie ou prédire l'intérêt sur un dépôt bancaire est basé sur un tel schéma.
Il n'y a pas de méthode plus efficace pour prédire la croissance exponentielle que celle que nous avons décrite.
Utilisation de la souris pour remplir automatiquement les dates
Souvent, il est nécessaire d'augmenter la liste de dates déjà existante. Pour ce faire, une date est prise et déplacée par le coin inférieur droit avec le bouton gauche de la souris. Une icône carrée apparaît, où vous pouvez sélectionner la méthode de remplissage.
Par exemple, si un comptable utilise un tableur, l'option « jours de la semaine » lui conviendra. De plus, cet article sera nécessaire à tous les autres spécialistes qui doivent faire des plans quotidiens, par exemple, les RH.
Et voici une autre option, comment implémenter le remplissage automatique des dates avec la souris. Par exemple, une entreprise doit payer les salaires le 15 et le dernier jour du mois. Ensuite, vous devez entrer deux dates, les étirer et sélectionner la méthode de remplissage "par mois". Cela peut être fait soit en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur le carré dans le coin inférieur droit, soit en utilisant le bouton droit, suivi d'un appel automatique au menu contextuel.
Important! Le 15 reste, quel que soit le mois, et le dernier est automatique.
Avec le bouton droit de la souris, vous pouvez ajuster la progression. Par exemple, faites une liste des jours ouvrables cette année, qui seront toujours jusqu'au 31 décembre. Si vous utilisez le remplissage automatique avec le bouton droit de la souris ou via le menu, accessible via le carré, il existe une option «Remplissage instantané». Pour la première fois, les développeurs ont fourni cette fonctionnalité dans Excel 2013. Il est nécessaire que les cellules soient remplies selon un certain modèle. Cela vous permettra de gagner beaucoup de temps.
Conclusions
En fait, c'est tout. La saisie semi-automatique est une fonctionnalité très utile qui vous aide à automatiser de nombreux flux de travail et à faire des prédictions basées sur des modèles. Aucune formule ou calcul supplémentaire n'est requis. Il suffit d'appuyer sur quelques boutons et les résultats apparaîtront comme par magie.