À distance à l'Université de psychologie pratique, nous travaillons sur diverses méthodes d'auto-organisation et d'amélioration de l'efficacité. Y compris comment établir correctement les priorités.
Pourquoi privilégier.
La première raison est évidente : faire les choses les plus importantes en premier. La deuxième raison est moins évidente : pour qu'à tout moment vous sachiez exactement quelle entreprise vous faites actuellement. Pour qu'il n'y ait pas de choix, parce que c'est au moment du choix que commencent les lancers, les excuses, les pensées comme « je devrais entrer boire du thé » et ainsi de suite.
A bas les lancers, établissez des priorités.
Je veux partager avec vous la façon dont mon auteur établit des priorités, vous ne lirez cette méthode nulle part ailleurs. À mon avis, c'est le moyen le plus efficace de prioriser, mais il a un inconvénient. Cela nécessite des connaissances en mathématiques supérieures pour la deuxième année, ou plutôt la capacité de multiplier et de diviser.
Alors imaginez que tu as liste à faire. Laissez-moi esquisser un exemple:
- Tourner une vidéo pour le site
- Commander un bureau d'ordinateur
- Répondre aux e-mails urgents
- Démonter la boîte dans le placard
Eh bien, c'est à peu près une telle liste a été prise du plafond par moi. Ensuite, nous évaluerons la signification de chaque cas. L'importance consistera en trois paramètres :
- Importance À quel point est-ce important de faire cela ? Est-ce que quelque chose de terrible se produira si vous décidez de ne pas le faire du tout ? Combien dépend de sa mise en œuvre ?
- Urgence — En combien de temps faut-il le faire ? Tout laisser tomber et juste le faire ? Ou si vous le faites en une semaine, est-ce fondamentalement normal ?
- Complexité — Combien de temps durera ce travail ? Dois-je négocier et interagir avec d'autres personnes pour y arriver ? Dans quelle mesure est-il émotionnellement et moralement simple ou, au contraire, complexe et désagréable ?
Évaluez tous les cas sur ces trois paramètres sur une échelle de 1 à 10 dans l'ordre Importance-Urgence-Difficulté. Au final, vous vous retrouverez avec quelque chose comme ceci :
- Tourner une vidéo pour le site 8 6 7
- Commander un bureau d'ordinateur 6 2 3
- Répondre aux e-mails urgents 7 9 2
- Démonter la boîte dans le placard 2 2 6
Ainsi, tous les cas sont évalués selon les trois critères Importance-Urgence-Complexité, mais jusqu'à présent il ne sera pas possible de prioriser, car on ne sait toujours pas quels cas mettre en premier lieu, important ou urgent ? Ou peut-être les plus simples d'abord, afin qu'elles puissent être faites rapidement et qu'elles ne vous distraient pas ?
Prioriser nous supposons la signification ultime de chaque cas.
Importance = Importance * Urgence / Complexité
Multipliez l'importance par l'urgence et divisez par la complexité. Ainsi, tout en haut, nous aurons des choses qui sont très importantes et très urgentes, tout en étant très simples. Eh bien, dans l'autre sens. Et puis notre liste sera comme ceci:
- Tourner une vidéo pour le site 8 * 6 / 7 = 6.9
- Commandez le bureau d'ordinateur 6 * 2 / 3 = 4.0
- Répondre aux emails urgents 7 * 9 / 2 = 31.5
- Démonter la boîte dans le placard 2 * 2 / 6 = 0.7
J'ai utilisé une calculatrice pour calculer et arrondir les valeurs au dixième, une telle précision suffira amplement. Alors maintenant, nous voyons à quel point il est facile d'organiser les choses par ordre de priorité :
- Répondre aux e-mails urgents 31.5
- Faire une vidéo pour le site 6.9
- Commandez le bureau d'ordinateur 4.0
- Démonter la boîte dans le placard 0.7
La meilleure chose à propos de cette procédure est qu'elle aucune décision complexe requise, il existe un algorithme prêt à l'emploi qui priorisera toujours correctement. Votre tâche consiste uniquement à évaluer adéquatement l'importance, l'urgence et la complexité de l'affaire, puis la technique prend le dessus.
Prioriser de cette manière avec la liste que vous avez faite dans la tâche précédentepour s'assurer que ce n'est pas seulement simple, mais que la liste finale est tout à fait adéquate. En premier lieu, il y a les choses qu'il est vraiment raisonnable de faire en premier lieu.