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Gestion du temps «Avec le travail que j'ai et je suis piégé dans une réunion inutile»
L'économiste Pilar Lloret explique dans « 30 minutes meetings » comment optimiser au maximum ces rendez-vous de travail
Si lorsque vous êtes averti d'une nouvelle réunion au travail, vous reniflez avec insouciance et résignation, quelque chose ne va pas. Ces rendez-vous de travail devraient être des outils pour améliorer notre travail professionnel, et bien souvent, ils finissent par n'être qu'une perte de temps.
Cette situation – bien plus courante qu'il n'y paraît – a motivé l'économiste Pilar Lloret, spécialisée dans l'analyse des affaires et des risques, pour rédiger « Rencontres de 30 minutes », un livre dans lequel, à travers des lignes directrices et des conseils clairs, il propose un moyen d'augmenter l'efficacité de ces réunions, remplissant ainsi son objectif.
Nous avons discuté avec l'auteur et lui avons demandé les clés pour ne plus perdre de temps et profiter au maximum des réunions auxquelles nous sommes obligés d'assister :
Pourquoi l'organisation est-elle si importante lors de la planification d'une réunion ?
Si nous n'avons pas une bonne planification et organisation, les objectifs ne seront pas clairs, ni les points à discuter, ni le temps disponible… Par conséquent, nous allons durée incontrôlée et nous ne répondrons pas aux attentes des participants. Nous pouvons être frustrés et ce sera une perte de temps pour tout le monde.
Quels effets négatifs peut avoir une réunion mal planifiée et dans laquelle le but recherché n'est pas atteint ?
En plus du coût en termes économiques, assister à des réunions mal planifiées et dans lesquelles au bout de 90, 60 ou 30 minutes aucune conclusion n'est atteinte génère un perception négative et découragement parmi les participants. Et si cette situation perdure, il est facile qu'avec le temps nous soyons stressés en pensant « avec le travail que j'ai et je dois assister à une réunion inutile ».
Cela a également un effet négatif sur l'opinion des participants envers l'organisateur, qui dans la plupart des cas est généralement un patron.
Pourquoi 30 minutes sont-elles le temps optimal pour la durée d'une réunion ?
30 minutes, c'est le défi que je pose dans le livre basé sur ma propre expérience dans l'organisation de réunions qui fonctionnent. Évidemment il y a des réunions qui auront besoin de plus de temps, d'autres dans lesquels votre objectif peut être pris même en moins, et bien sûr à certaines occasions les 30 ou même 60 minutes de la réunion elle-même peuvent être remplacées par un appel ou un e-mail, par exemple.
Comment fonctionne la figure du décideur dont vous parlez dans le livre ?
Quand on parle des participants à une réunion de 30 minutes, il doit être clair que le nombre idéal ne doit pas dépasser un maximum de cinq personnes. Et votre choix doit être le bon. On distingue les figures du modérateur, du coordinateur, du secrétaire (il peut s'agir de la même personne) et des participants. En principe, la prise de décision lors d'une réunion de 30 minutes et de cinq personnes maximum est consensuelle et ne doit pas générer de conflit.
Comment organiser une réunion pour la rendre la plus efficace possible ?
Nous pouvons résumer en cinq points comment organiser la réunion comme suit. Le premier serait définir l'objectif et le résultat souhaité de la réunion. La deuxième, choisir les bons participants. Le troisième est planifier la réunion; Entre autres, établissez l'ordre du jour, choisissez le lieu, l'heure de début et la durée et envoyez-le avec les documents clés de la réunion aux personnes intéressées suffisamment de temps pour qu'elles puissent la préparer.
Quatrièmement, nous devons tenir compte de la conception de la structure des réunions, c'est-à-dire les règles de fonctionnement et bien sûr la manière dont les 30 minutes que dure la réunion sont structurées par le contenu. Enfin, il est important de faire un suivi de réunion. S'assurer que tous les participants sont au courant des accords conclus et, dans le cas où une action de suivi doit être effectuée, quelles sont les tâches assignées à chacun et le temps d'exécution