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La consolidation des données est une fonctionnalité d'Excel, grâce à laquelle les utilisateurs ont la possibilité de combiner les données de plusieurs tableaux en un seul, ainsi que de combiner des feuilles qui se trouvent dans le même fichier ou dans des fichiers différents en un seul.
Exigences officielles pour les tableaux nécessaires pour compléter la consolidation
L'option appelée « Consolider » ne fonctionnera pas si les tables ne répondent pas aux exigences. Pour mener à bien la procédure de fusion des données, vous devez :
- vérifiez le tableau pour les lignes/colonnes vides et supprimez-les s'il y en a ;
- utiliser les mêmes modèles ;
- suivez les noms des colonnes, ils ne doivent pas différer.
Méthodes de consolidation de base dans Excel
Lorsque vous rassemblez des données de différents rapports, tableaux, plages du même type dans un fichier commun, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes différentes. Les deux principales méthodes de synthèse des données seront abordées ci-dessous : par position et par catégorie.
- Dans la première variante, les données dans les régions d'origine sont dans le même ordre dans lequel des étiquettes identiques sont appliquées. Regroupez par position pour combiner les données de 3-4 feuilles basées sur le même modèle, par exemple, les états financiers conviennent pour vérifier cette méthode.
- Dans la deuxième option : les données sont dans un ordre aléatoire, mais ont des étiquettes identiques. Consolidez par catégorie pour combiner les données de plusieurs feuilles de calcul avec des mises en page différentes mais des étiquettes de données identiques.
Important! Cette méthode a beaucoup en commun avec la formation d'un tableau croisé dynamique. Cependant, vous pouvez réorganiser les catégories dans un tableau croisé dynamique.
- Il existe également une troisième façon de combiner les données : il s'agit de la consolidation à l'aide de formules. Certes, il est rarement utilisé dans la pratique, car cela prend beaucoup de temps à l'utilisateur.
Instructions pas à pas pour effectuer une consolidation dans Excel
Ensuite, nous examinerons le moyen le plus simple et le plus rapide de consolider.
Alors, comment joindre plusieurs tables :
- Vous devez d'abord créer une nouvelle feuille, après quoi le logiciel l'ajoutera automatiquement sur le côté droit. Si nécessaire, vous pouvez faire glisser la feuille vers un autre emplacement (par exemple, à la fin de la liste) à l'aide du bouton gauche de la souris.
- La feuille ajoutée, se trouve dans la cellule avec laquelle vous allez travailler. Ensuite, allez dans l'onglet "Données", recherchez la section "Travailler avec des données", cliquez sur l'élément intitulé "Consolidation".
- Une petite fenêtre de paramètres apparaîtra sur le moniteur.
- Ensuite, vous devrez sélectionner la fonction appropriée pour combiner les données.
- Après avoir sélectionné une fonction, accédez au champ "Lien" en cliquant à l'intérieur de celui-ci. Ici, vous devrez sélectionner une plage de cellules une par une. Pour ce faire, passez d'abord à la feuille avec la première plaque.
- Sélectionnez ensuite la plaque avec l'en-tête. Assurez-vous que tout est fait correctement, puis cliquez sur l'icône "Ajouter". Au fait, vous pouvez mettre à jour / modifier vous-même les coordonnées à l'aide du clavier, mais cela n'est pas pratique.
- Pour sélectionner une plage dans un nouveau document, ouvrez-le d'abord dans Excel. Après cela, démarrez le processus de fusion dans le premier livre et passez au second, sélectionnez la feuille appropriée, puis sélectionnez une certaine partie des cellules.
- En conséquence, la première entrée sera formée dans la "Liste des gammes".
- Retournez dans le champ "Lien", supprimez toutes les informations qu'il contient, puis ajoutez les coordonnées des plaques restantes à la liste des plages.
- Cochez les cases à côté des fonctions suivantes : « Top Row Labels », « Left Column Values », « Generate Links to Source Data ».
- Cliquez ensuite sur «OK».
- Excel exécutera la procédure et créera un nouveau document en fonction des paramètres définis et des fonctions sélectionnées.
Dans l'exemple, la liaison a été choisie, de sorte que la sortie a été regroupée pour aider à afficher/masquer les détails.
Plus d'informations sur l'utilisation des plages, l'ajout et la suppression de liens
- Pour utiliser la nouvelle plage de consolidation des données, vous devrez sélectionner l'option « Consolider », cliquer sur le champ « Lien » et sélectionner la plage ou insérer un lien. Après avoir cliqué sur le bouton "Ajouter", le lien apparaîtra dans la liste des gammes.
- Pour supprimer un lien, sélectionnez-le et cliquez sur "Supprimer".
- Pour modifier le lien, sélectionnez-le dans la liste des plages. Il apparaîtra dans le champ "Lien", où il pourra être mis à jour. Après les manipulations effectuées, cliquez sur le bouton "Ajouter". Supprimez ensuite l'ancienne version du lien modifié.
La consolidation des données permet de combiner les informations nécessaires présentes non seulement dans divers tableaux et feuilles, mais également dans d'autres fichiers (livres). La procédure de mélange ne prend pas beaucoup de temps et est facile à démarrer en utilisant des instructions étape par étape.