Comment partager un fichier excel en même temps

Dans le processus de travail sur un document Excel, il devient souvent nécessaire que plusieurs personnes s'y connectent en même temps. Et très souvent leur nombre peut être calculé en plusieurs dizaines. Par conséquent, la question de la collaboration ne se limite pas à la simple connexion des personnes, car elles peuvent souvent apporter des modifications contradictoires nécessitant d'apprendre à modifier rapidement et efficacement.

Qui peut le faire ? Une personne qui a le statut d'utilisateur principal. En un mot, que faut-il faire pour rendre le travail en commun sur un document non seulement possible, mais aussi efficace ?

Fonctionnalités de travail avec un fichier Excel partagé

Travailler avec un fichier partagé dans Excel a ses propres caractéristiques. Ainsi, certaines actions ne sont pas disponibles pour les utilisateurs :

1. Création de tableaux.
2. Gestion des scénarios, y compris leur visualisation.
3. Retrait des feuilles.
4. Les utilisateurs n'ont pas la possibilité de fusionner plusieurs cellules ou, à l'inverse, de fractionner celles précédemment fusionnées. 
5. Toutes les opérations avec des données XML.

Comment contourner ces restrictions ? Il vous suffit de supprimer l'accès général, puis de le restituer lorsque le besoin s'en fait sentir.

Voici une autre feuille de calcul avec certaines tâches qui peuvent ou non être possibles si vous travaillez avec plusieurs personnes sur la même feuille de calcul.

Comment partager un fichier Excel

Vous devez d'abord comprendre quel fichier doit être mis à disposition pour être édité par plusieurs personnes à la fois. Il peut s'agir d'un nouveau fichier ou d'un fichier existant. 

Paramètres

Tout ce que vous devez faire pour partager un fichier dans Excel se trouve dans la section Partage de livres, que vous pouvez trouver en allant dans l'onglet Révision.

Une fenêtre apparaîtra avec deux onglets. Nous nous intéressons au premier, qui s'ouvre automatiquement. Nous devons cocher la case à côté de l'élément marqué dans la capture d'écran avec un rectangle rouge. Avec lui, nous permettons à plusieurs utilisateurs de gérer un document.

Après avoir ouvert l'accès pour l'édition, nous devons le configurer. Pour ce faire, ouvrez le deuxième onglet.

Après avoir entré les paramètres, nous confirmons nos actions. Pour cela, faites un clic gauche sur le bouton « OK ». Le partage peut être ouvert à n'importe quel livre, qu'il soit nouveau ou existant. Dans le premier cas, vous devrez lui trouver un nom. 

Après cela, vous devez enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Important! Le format doit être tel que le fichier puisse être ouvert par chaque utilisateur avec sa version des feuilles de calcul.

Ouvrir un fichier partagé

Vous devez enregistrer le fichier sur un partage réseau ou un dossier auquel ont accès les participants qui souhaitent utiliser le fichier. Une fois le répertoire sélectionné, il suffit de cliquer sur le bouton "Enregistrer".

Cependant, il n'est pas autorisé d'utiliser un serveur Web pour enregistrer le fichier partagé. 

Après avoir effectué toutes les opérations décrites ci-dessus, vous devez vérifier s'il est possible de connecter d'autres personnes. Pour ce faire, ouvrez l'onglet "Données" et recherchez l'élément "Connexions" directement en dessous. Si vous cliquez dessus, vous pourrez changer de liens ou de liens. S'il n'y a pas de bouton correspondant, alors il n'y a pas de fichiers associés.

Ensuite, l'onglet «Statut» s'ouvre, à l'aide duquel il est possible de vérifier les connexions. Le fait que tout va bien se reconnaît à la présence du bouton « OK ».

Comment ouvrir un classeur Excel partagé

Excel vous permet également d'ouvrir un classeur partagé. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton Office. Lorsque le panneau contextuel apparaît, nous devons sélectionner l'élément "Ouvrir" et sélectionner le livre qui sera utilisé pour le partage. Après cela, cliquez à nouveau sur le bouton Office et ouvrez la fenêtre "Options Excel", qui se trouve en bas.

Sur le côté gauche de la fenêtre qui apparaît, vous pourrez sélectionner une catégorie de paramètres, mais nous nous intéressons à la toute première, qui contient les paramètres les plus généraux.

Ensuite, allez à l'élément "Paramètres personnels", où vous devez spécifier les données qui vous permettent de filtrer les utilisateurs - nom d'utilisateur, surnom.

Après avoir effectué ces opérations, il devient possible de modifier les informations du document ou d'ajouter des données. N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications après les avoir effectuées.

Cela peut parfois causer des problèmes lors de la sauvegarde. Par exemple, le partage n'est disponible que pour la première ouverture, et lorsque vous essayez d'ouvrir le document une deuxième fois, le programme génère une erreur. Cela peut arriver pour les raisons suivantes :

1. Si plusieurs participants saisissent des données à la fois dans la même cellule. Ou toute autre pièce.
2. Génération d'un journal des modifications qui fait grossir le classeur. Cela entraîne des problèmes.
3. L'utilisateur a été supprimé du partage. Dans ce cas, l'enregistrement des modifications ne fonctionnera pas uniquement sur son ordinateur. 
4. La ressource réseau est surchargée.

Pour résoudre le problème, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Supprimez le journal des modifications ou effacez les informations redondantes qu'il contient. 
2. Supprimez les informations redondantes dans le document lui-même.
3. Redémarrez le partage. 
4. Ouvrez un document Excel dans un autre éditeur bureautique, puis enregistrez-le à nouveau au format xls.

Certes, dans les versions récentes, cette erreur ne se produit pas aussi souvent que dans les anciennes.

Comment voir l'activité des membres

Au cours d'un travail en commun, vous devez surveiller en permanence afin qu'un des participants ne gâche rien. Par conséquent, vous devez apprendre à comprendre quelles actions ont été commises par l'un d'entre eux. Pour ce faire, vous devez effectuer les étapes suivantes.

1. Allez dans l'onglet "Révision", et trouvez-y l'élément "Corrections". Dans le menu, sélectionnez l'élément "Sélectionner les corrections".
   

   

2. Ensuite, une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pourrez découvrir les modifications apportées par les utilisateurs. Cette liste est générée automatiquement. Vous pouvez vérifier que c'est bien le cas en regardant la case à cocher à côté de l'élément correspondant dans cette boîte de dialogue.
   

   

    Dans ce cas, seules les modifications apportées depuis la dernière sauvegarde seront affichées dans la liste dans le coin supérieur gauche. Ceci est fait pour plus de commodité, vous pouvez toujours voir les modifications précédentes dans le journal.

3. Chaque participant se voit attribuer une couleur spécifique, par laquelle vous pouvez comprendre qui a effectué les modifications. Les étiquettes sont dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez également configurer le suivi des modifications par heure, par utilisateur spécifique ou dans une plage spécifique, ainsi que désactiver leur affichage.
   

   

4. Lorsque vous survolez une cellule portant une telle marque, un petit bloc apparaît à partir duquel vous pouvez comprendre qui a effectué les modifications.
   

   

5. Pour apporter des ajustements aux règles d'affichage des corrections, vous devez revenir à la fenêtre des paramètres, puis trouver le champ "Par heure", où vous pouvez définir un point de départ pour l'affichage des modifications. C'est-à-dire l'heure à partir de laquelle les corrections seront affichées. Vous pouvez définir la période depuis le dernier enregistrement, définir l'affichage de toutes les modifications pour toujours, exclusivement non visualisées, ou spécifier la date à partir de laquelle elles seront affichées.
   

   

6. Vous pouvez également contrôler l'affichage des corrections effectuées uniquement par un membre spécifique.
   

   

7. À l'aide du champ correspondant, vous pouvez définir la plage de la feuille dans laquelle les actions de la commande seront enregistrées.

Vous pouvez également apporter d'autres modifications en cochant les cases appropriées aux bons endroits.

La liste des changements n'est pas un poids mort. L'utilisateur principal peut revoir les modifications des autres participants, les confirmer ou les rejeter. Comment faire?

1. Allez dans l'onglet "Revue". Il existe un menu "Fixes" où l'utilisateur peut gérer les correctifs. Dans le panneau contextuel, vous devez sélectionner l'option «Accepter / rejeter les corrections», après quoi une fenêtre s'affichera dans laquelle les corrections sont affichées.
   

   

   

2. La sélection des éditions peut être effectuée selon les mêmes critères que ceux décrits précédemment : par heure, par un utilisateur spécifique, ou dans une certaine plage. Après avoir défini les paramètres requis, appuyez sur le bouton OK.
3. Ensuite, tous les ajustements qui répondent aux conditions définies à l'étape précédente seront affichés. Vous pouvez accepter une modification particulière ou la rejeter en cliquant sur le bouton approprié au bas de la fenêtre. Il est également possible d'accepter ou de rejeter les ajustements par lots.
   

   

Maintenant, les ajustements nécessaires ont été laissés et les ajustements supplémentaires ont été supprimés.

Comment supprimer un utilisateur d'un fichier excel

De temps à autre, il devient nécessaire de retirer des utilisateurs de la co-création. Il peut y avoir un grand nombre de raisons : une autre tâche leur a été confiée, le participant a commencé à apporter des modifications à partir d'un autre ordinateur, etc. La mise en œuvre de cette tâche dans Excel n'est pas difficile du tout.

Tout d'abord, ouvrez l'onglet "Revue". Il y a un groupe "Modifications", où il y a une option "Accès au livre".

Après cela, la même fenêtre que nous avons vue précédemment apparaîtra à l'écran. Une liste de toutes les personnes pouvant apporter des modifications au tableau se trouve dans l'onglet Modifier. Pour supprimer un utilisateur dont nous n'avons pas besoin pour le moment, vous devez le trouver dans cette liste, le sélectionner en appuyant sur le bouton gauche de la souris et cliquer sur le bouton "Supprimer", qui se trouve en dessous.

Ensuite, Excel avertira l'utilisateur que les corrections apportées par ce participant peuvent ne pas être enregistrées s'il est en train d'apporter des modifications au classeur. Si vous êtes d'accord, cliquez sur "OK", et l'utilisateur ne sera plus partagé.

Comment limiter l'utilisation d'un classeur partagé

La meilleure façon de limiter l'utilisation d'un registre partagé est de supprimer l'utilisateur. Si cela ne convient pas, vous pouvez définir le droit de visualiser ou de modifier le livre par un participant spécifique.

Cela étant dit, il est important de se rappeler que certaines limitations sont intégrées au partage par défaut. Ils ont été décrits ci-dessus. Souvenons-nous en, car la répétition est la mère de l'apprentissage.

1. Il est interdit de créer des tableaux intelligents qui mettent automatiquement à jour les données et qui possèdent de nombreuses autres fonctionnalités.
2. Vous ne pouvez pas gérer les scripts. 
3. Il existe une restriction intégrée sur la suppression de feuilles, la connexion ou la déconnexion de cellules.
4. Effectuez toutes les opérations sur les données XML. En termes simples, il existe des restrictions sur la structuration d'une grande quantité de données, y compris l'édition de leurs tableaux. XML est l'un des types de fichiers les plus obscurs pour les débutants, mais c'est vraiment très simple. Avec ce type de fichier, vous pouvez transférer des données en apportant des modifications par lots au document. 

En termes simples, la co-création vous permet d'effectuer des opérations standard sur un document, mais des options plus professionnelles ne sont disponibles que pour une seule personne. En effet, les mêmes macros ou modifications par lots XML sont un peu plus difficiles à annuler. 

Désactiver le partage puis le réactiver est un autre moyen de limiter ce que les utilisateurs d'Excel peuvent faire. Vous pouvez apporter vous-même les modifications nécessaires, privant ainsi temporairement d'autres personnes de la possibilité de modifier quelque chose.

Pour ce faire, vous devez suivre ces étapes.

1. Ouvrez l'onglet « Révision », accédez à l'élément « Corrections » et sélectionnez l'élément « Mettre en évidence les révisions » dans le menu contextuel.
2. Après cela, une fenêtre apparaît dans laquelle vous devez décocher les cases à côté des éléments "Utilisateur" et "Dans la gamme".
3. Après cela, un journal des modifications apparaît, ce qui est nécessaire pour la sauvegarde des données.

Après cela, vous pouvez désactiver le partage. Pour ce faire, sur le même onglet du ruban, sélectionnez l'élément "Accéder au livre" et décochez "Autoriser plusieurs utilisateurs à modifier le fichier".

Voilà, maintenant le partage est désactivé.

Il est donc assez facile de configurer la co-création dans Excel. Bien sûr, il existe certaines restrictions qui ne vous permettent pas d'utiliser le document au maximum. Mais ils sont résolus assez simplement, il suffit de désactiver le partage pendant un moment, puis de le réactiver lorsque les modifications nécessaires ont été apportées.