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Nous devons tous communiquer avec les autres sur les questions de travail. Pour obtenir un bon résultat, il est important de pouvoir communiquer correctement les informations aux employés, formuler correctement les demandes, les souhaits et les commentaires. Voici ce qu'il faut faire et ne pas faire.
Peut-être avez-vous vous-même commencé plus d'une fois votre demande ou votre mission par les mots «J'ai besoin de vous», en particulier lors de conversations avec des subordonnés. Hélas, ce n'est pas la meilleure façon de déléguer des responsabilités et généralement d'interagir avec des collègues. Et c'est pourquoi.
Cela coupe la possibilité d'une rétroaction adéquate
Selon la psychologue organisationnelle Laura Gallagher, lorsqu'on s'adresse à un collègue ou un subordonné avec les mots « j'ai besoin de vous », nous ne laissons aucune place à la discussion dans le dialogue. Mais, peut-être, l'interlocuteur n'est pas d'accord avec votre commande. Peut-être n'a-t-il pas le temps ou, au contraire, dispose-t-il d'informations plus complètes et sait-il résoudre le problème plus efficacement. Mais nous ne donnons tout simplement pas à la personne la possibilité de parler (bien que nous le fassions probablement inconsciemment).
Au lieu de « J'ai besoin de toi », Gallagher conseille de se tourner vers un collègue avec les mots : « J'aimerais que tu fasses ceci et cela. Qu'est-ce que tu penses?" ou "Nous avons rencontré ce problème. Avez-vous des options sur la façon de le résoudre ?". Ceci est particulièrement important dans les cas où les commentaires d'un employé affectent le résultat global. N'imposez pas votre décision à l'interlocuteur, laissez-le d'abord parler.
Cela ne donne pas à un collègue la chance de se sentir important.
« La tâche que vous confiez à un employé lui prend du temps, des ressources. Cela affecte généralement le déroulement de la journée de travail d'une personne », explique Loris Brown, expert en éducation des adultes. «Mais lorsqu'ils distribuent des tâches à des collègues, beaucoup ne tiennent généralement pas compte de leurs priorités et de la façon dont la nouvelle tâche affectera la mise en œuvre de tout le reste.
De plus, "J'ai besoin de toi" parle toujours de nous et de nos priorités. Cela semble assez impudique et grossier. Pour que les employés répondent à vos besoins, il est important de les motiver et de leur montrer comment la réalisation de la tâche affectera les résultats globaux.
De plus, la plupart d'entre nous ont un grand besoin de communication et de contacts sociaux, et les gens aiment généralement faire quelque chose qui profitera à l'ensemble de leur groupe social. "Montrez que votre mission est importante pour le bien commun, et la personne le fera plus volontiers", note l'expert.
Dans chaque cas, mettez-vous à la place de l'autre partie - auriez-vous envie d'aider ?
Si des collègues ignorent vos demandes, réfléchissez-y : vous avez peut-être déjà fait quelque chose de mal, par exemple, vous avez abusé de leur temps ou n'avez pas du tout utilisé les résultats de leur travail.
Pour éviter cela, essayez de toujours indiquer clairement pourquoi vous avez besoin d'aide. Par exemple : « Après-demain à 9h00, j'ai une présentation au bureau d'un client. Je vous serais reconnaissant de bien vouloir envoyer le rapport demain avant 17h00 afin que je puisse le parcourir et ajouter des données à jour à la présentation. Qu'en pensez-vous, est-ce que ça marchera ?
Et si vous choisissez les options pour formuler votre demande ou instruction, mettez-vous dans chaque cas à la place de l'autre partie — auriez-vous envie d'aider ?