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Ainsi, vous avez créé un classeur dans Excel plein de données. Il est clairement organisé, les informations sont à jour, le formatage est exactement comme prévu. Vous avez décidé d'imprimer une version papier de ce tableau… et tout s'est mal passé.
Les feuilles de calcul Excel n'ont pas toujours fière allure sur papier car elles ne sont pas conçues pour s'adapter à la page imprimée. Ils sont conçus pour être aussi longs et larges que nécessaire. C'est idéal pour l'édition et la visualisation à l'écran, mais il est difficile d'imprimer des documents car les données ne tiennent pas toujours parfaitement sur une feuille de papier standard.
Toutes ces difficultés ne signifient pas qu'il est impossible de rendre une feuille de calcul Excel belle sur papier. En fait, ce n'est pas difficile du tout. Les 5 astuces suivantes pour imprimer dans Excel vous aideront à résoudre ce problème. Ils devraient tous fonctionner de la même manière dans Excel 2007, 2010 et 2013.
1. Prévisualisez la page avant l'impression
Avec un outil Aperçu avant impression (Aperçu) Vous pouvez voir exactement à quoi ressemblera le tableau sur la page imprimée. En termes d'économie de temps et de papier, Aperçu avant impression (Aperçu) est votre principal outil d'impression. Vous pouvez même faire quelques ajustements, comme faire glisser les bordures d'impression pour les rendre plus larges ou plus étroites. Utilisez cet outil après avoir ajusté vos options d'impression et de mise en page pour vous assurer que votre feuille de calcul ressemble à ce que vous souhaitez.
2. Décidez ce qui doit être imprimé
Si vous n'avez besoin que d'une petite partie des données, n'imprimez pas tout le classeur - imprimez les données sélectionnées. Vous pouvez imprimer uniquement la feuille que vous visualisez actuellement en choisissant dans les paramètres d'impression Imprimer des feuilles actives (Imprimer les feuilles actives) ou sélectionnez Imprimer tout le classeur (Imprimer tout le livre) pour imprimer l'intégralité du fichier. De plus, vous pouvez imprimer une petite partie de vos données en mettant en surbrillance la zone souhaitée et en sélectionnant Sélection d'impression (Sélection d'impression) dans les paramètres d'impression.
3. Maximiser l'espace disponible
Vous êtes limité par la taille de la feuille de papier sur laquelle vous imprimez, mais il existe des moyens de tirer le meilleur parti de sa surface. Essayez de changer l'orientation de la page. L'orientation par défaut convient aux données contenant plus de lignes que de colonnes. Si votre tableau est plus large que haut, changez l'orientation de la page pour paysage d'été (paysage). Encore besoin d'espace ? Vous pouvez modifier la largeur des bordures autour des bords de la page. Plus ils sont petits, plus il reste d'espace pour les données. Au final, si votre table n'est pas trop grande, essayez de jouer avec l'outil Options de mise à l'échelle personnalisées (Échelle) pour s'adapter à toutes les lignes ou à toutes les colonnes, ou risquer de faire tenir le tableau entier sur une seule feuille de papier imprimée.
4. Utilisez l'impression des titres
Si le tableau s'étend sur plus d'une page, il devient difficile de comprendre à quoi se réfèrent des données spécifiques, car Excel n'imprime par défaut que les en-têtes de colonne sur la 1ère feuille. Équipe Imprimer les titres (Imprimer les en-têtes) vous permet d'imprimer des en-têtes de lignes ou de colonnes sur chaque page, ce qui facilite la lecture des données.
5. Utilisez des sauts de page
Si le tableau s'étend sur plusieurs feuilles de papier, nous vous recommandons d'utiliser des sauts de page pour déterminer exactement quelles données tomberont sur chaque feuille. Lorsque vous insérez un saut de page, tout ce qui se trouve en dessous du saut est séparé de tout ce qui se trouve au-dessus du saut et passe à la page suivante. C'est pratique, car vous pouvez diviser les données exactement comme vous le souhaitez.
En utilisant ces astuces, vous pouvez rendre vos feuilles de calcul plus faciles à lire. Vous trouverez plus de détails sur les techniques décrites ci-dessus dans les leçons de notre tutoriel :
- Panneau d'impression dans Microsoft Excel
- Définir la zone d'impression dans Excel
- Définition des marges et de l'échelle lors de l'impression dans Excel