Comparer 2 fichiers dans Excel pour les différences

Chaque utilisateur peut rencontrer une situation où il doit comparer deux tables. Eh bien, en dernier recours, tout le monde doit comparer deux colonnes. Oui, bien sûr, travailler avec des fichiers Excel est très pratique et confortable. Désolé, ce n'est pas une comparaison. Bien sûr, le tri visuel d'un petit tableau est possible, mais lorsque le nombre de cellules se compte en milliers, il faut utiliser des outils d'analyse supplémentaires.

Malheureusement, une baguette magique n'a pas encore été ouverte qui vous permet de comparer automatiquement toutes les informations entre elles en un seul clic. Par conséquent, vous devez travailler, à savoir collecter des données, spécifier les formules nécessaires et effectuer d'autres actions qui vous permettent d'automatiser au moins un peu les comparaisons.

Il existe de nombreuses actions de ce type. Regardons certains d'entre eux.

A quoi sert de comparer des fichiers Excel ?

Il peut y avoir un grand nombre de raisons pour lesquelles plusieurs fichiers Excel sont comparés. Tôt ou tard, chaque utilisateur est confronté à un tel besoin, et il ne se pose pas de telles questions. Par exemple, vous souhaiterez peut-être comparer les données de deux rapports pour différents trimestres pour voir si les données financières ont augmenté ou diminué.

Ou, alternativement, l'enseignant doit voir quels étudiants ont été expulsés de l'université en comparant la composition du groupe d'étudiants l'année dernière et cette année.

Il peut y avoir un grand nombre de telles situations. Mais passons à la pratique, car le sujet est assez complexe.

Toutes les façons de comparer 2 tableaux dans Excel

Bien que le sujet soit complexe, il est facile. Oui, ne soyez pas surpris. Il est complexe car composé de plusieurs parties. Mais ces parties elles-mêmes sont faciles à comprendre et à exécuter. Voyons comment vous pouvez comparer deux feuilles de calcul Excel, directement dans la pratique.

Formule d'égalité et test faux-vrai

Commençons, bien sûr, par la méthode la plus simple. Cette méthode de comparaison de documents est possible, et dans une fourchette assez large. Vous pouvez comparer non seulement des valeurs textuelles, mais également des valeurs numériques. Et prenons un petit exemple. Disons que nous avons deux plages avec des cellules au format numérique. Pour cela, écrivez simplement la formule d'égalité =C2=E2. S'il s'avère qu'ils sont égaux, "TRUE" sera écrit dans la cellule. S'ils diffèrent, alors FAUX. Après cela, vous devez transférer cette formule dans toute la plage à l'aide du marqueur de saisie semi-automatique.

Maintenant, la différence est visible à l'œil nu.

Mettre en évidence des valeurs distinctes

Vous pouvez également mettre en évidence des valeurs différentes les unes des autres dans une couleur spéciale. C'est aussi une tâche assez simple. S'il vous suffit de trouver des différences entre deux plages de valeurs ou des tableaux entiers, vous devez vous rendre dans l'onglet "Accueil" et y sélectionner l'élément "Rechercher et surligner". Avant de cliquer dessus, assurez-vous de mettre en surbrillance l'ensemble de cellules qui stockent des informations à des fins de comparaison. 

Dans le menu qui apparaît, cliquez sur le menu « Sélectionner un groupe de cellules… ». Ensuite, une fenêtre s'ouvrira dans laquelle nous devons sélectionner les différences par lignes comme critère.

Comparer 2 tableaux en utilisant la mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est une méthode très pratique et, surtout, fonctionnelle qui vous permet de choisir une couleur qui mettra en évidence une valeur différente ou identique. Vous pouvez trouver cette option dans l'onglet Accueil. Vous y trouverez un bouton avec le nom approprié et dans la liste qui apparaît, sélectionnez "Gérer les règles". Un gestionnaire de règles apparaîtra, dans lequel nous devons sélectionner le menu "Créer une règle".

Ensuite, dans la liste des critères, nous devons sélectionner celui où il est dit que nous devons utiliser une formule pour déterminer les cellules qui seront formatées d'une manière spéciale. Dans la description de la règle, vous devez spécifier une formule. Dans notre cas, c'est =$C2<>$E2, après quoi nous confirmons nos actions en appuyant sur le bouton "Formater". Après cela, nous définissons l'apparence de la cellule et voyons si nous l'aimons à travers une mini-fenêtre spéciale avec un échantillon. 

Si tout convient, cliquez sur le bouton "OK" et confirmez les actions.

Dans le gestionnaire de règles de formatage conditionnel, l'utilisateur peut trouver toutes les règles de formatage en vigueur dans ce document. 

Fonction NB.SI + règles de comparaison de table

Toutes les méthodes que nous avons décrites précédemment conviennent aux formats dont le format est le même. Si les tables n'ont pas été triées auparavant, la meilleure méthode consiste à comparer deux tables à l'aide de la fonction COUNTIF et règles. 

Imaginons que nous ayons deux gammes avec des informations légèrement différentes. Nous sommes confrontés à la tâche de les comparer et de comprendre quelle valeur est différente. Vous devez d'abord le sélectionner dans la première plage et aller dans l'onglet "Accueil". Nous y trouvons l'élément précédemment familier "Formatage conditionnel". Nous créons une règle et définissons la règle pour utiliser une formule. 

Dans cet exemple, la formule est comme indiqué dans cette capture d'écran.

Après cela, nous définissons le format comme décrit ci-dessus. Cette fonction analyse la valeur contenue dans la cellule C1 et examine la plage spécifiée dans la formule. Il correspond à la deuxième colonne. Nous devons prendre cette règle et la copier sur toute la plage. Hourra, toutes les cellules avec des valeurs non répétitives sont mises en surbrillance.

Fonction VLOOKUP pour comparer 2 tables

Dans cette méthode, nous considérerons la fonction VPR, qui vérifie s'il existe des correspondances dans deux tables. Pour ce faire, vous devez entrer la formule indiquée dans l'image ci-dessous et la transférer dans toute la plage utilisée pour la comparaison.

Cette fonction itère sur chaque valeur et voit s'il y a des doublons de la première colonne à la seconde. Eh bien, après avoir effectué toutes les opérations, cette valeur est écrite dans la cellule. Si ce n'est pas le cas, nous obtenons l'erreur #N/A, ce qui est tout à fait suffisant pour comprendre automatiquement quelle valeur ne correspondra pas.

SI fonction

Fonction logique SI - c'est un autre bon moyen de comparer deux gammes. La principale caractéristique de cette méthode est que vous ne pouvez utiliser que la partie du tableau qui est comparée, et non la table entière. Cela permet d'économiser des ressources à la fois pour l'ordinateur et pour l'utilisateur.

Prenons un petit exemple. Nous avons deux colonnes - A et B. Nous devons comparer certaines des informations qu'elles contiennent les unes avec les autres. Pour ce faire, nous devons préparer une autre colonne de service C, dans laquelle la formule suivante est écrite.

Utiliser une formule qui utilise des fonctions IF, IFERREUR и PLUS EXPOSÉ vous pouvez parcourir tous les éléments souhaités de la colonne A, puis de la colonne B. S'il a été trouvé dans les colonnes B et A, il est renvoyé dans la cellule correspondante.

macro VBA

Une macro est la méthode la plus complexe, mais aussi la plus avancée pour comparer deux tables. certaines options de comparaison ne sont généralement pas possibles sans les scripts VBA. Ils vous permettent d'automatiser le processus et de gagner du temps. Toutes les opérations nécessaires à la préparation des données, si elles sont programmées une fois, continueront à être effectuées.

En fonction du problème à résoudre, vous pouvez écrire n'importe quel programme qui compare les données sans aucune intervention de l'utilisateur.

Comment comparer des fichiers dans Excel

Si l'utilisateur s'est fixé la tâche (enfin, ou on lui en a donné une) de comparer deux fichiers, cela peut être fait par deux méthodes à la fois. Le premier utilise une fonction spécialisée. Pour mettre en œuvre cette méthode, suivez les instructions :

1. Ouvrez les fichiers que vous souhaitez comparer.
2. Ouvrez l'onglet "Affichage" - "Fenêtre" - "Afficher côte à côte".

Après cela, deux fichiers seront ouverts dans un document Excel.

La même chose peut être faite avec des outils Windows courants. Vous devez d'abord ouvrir deux fichiers dans des fenêtres différentes. Après cela, prenez une fenêtre et faites-la glisser tout à gauche de l'écran. Après cela, ouvrez une deuxième fenêtre et faites-la glisser tout à droite. Après cela, les deux fenêtres seront côte à côte. 

Mise en forme conditionnelle pour comparer 2 fichiers excel

Bien souvent, comparer des documents signifie les afficher les uns à côté des autres. Mais dans certains cas, il est possible d'automatiser ce processus en utilisant une mise en forme conditionnelle. Avec lui, vous pouvez vérifier s'il y a des différences entre les feuilles. Cela vous permet de gagner du temps qui peut être utilisé à d'autres fins.

Tout d'abord, nous devons transférer les feuilles comparées dans un seul document. 

Pour ce faire, vous devez faire un clic droit sur la feuille appropriée, puis cliquer sur le bouton "Déplacer ou copier" dans le menu contextuel. Ensuite, une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle l'utilisateur pourra sélectionner le document dans lequel cette feuille doit être insérée.

Ensuite, vous devez sélectionner toutes les cellules souhaitées pour afficher toutes les différences. Pour ce faire, le moyen le plus simple consiste à cliquer sur la cellule en haut à gauche, puis à appuyer sur la combinaison de touches Ctrl + Maj + Fin.

Après cela, accédez à la fenêtre de mise en forme conditionnelle et créez une nouvelle règle. Comme critère, on utilise une formule adaptée à un cas particulier, puis on fixe le format.

Attention : les adresses des cellules doivent être indiquées celles qui sont sur une autre feuille. Cela peut être fait via le menu de saisie de formule.

Comparer des données dans Excel sur différentes feuilles

Supposons que nous ayons une liste d'employés qui répertorie également leurs salaires. Cette liste est mise à jour tous les mois. Cette liste est copiée dans une nouvelle feuille.

Supposons que nous ayons besoin de comparer les salaires. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des tableaux de différentes feuilles comme données. Nous utiliserons la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les différences. Tout est simple.

Avec la mise en forme conditionnelle, vous pouvez effectuer des comparaisons efficaces même si les noms des employés sont dans un ordre différent.

Comment comparer 2 feuilles dans une feuille de calcul Excel

La comparaison des informations situées sur deux feuilles s'effectue à l'aide de la fonction PLUS EXPOSÉ. Comme premier paramètre, il y a une paire de valeurs que vous devez rechercher sur la feuille responsable du mois suivant. Autrement dit, mars. Nous pouvons désigner la plage visualisée comme une collection de cellules faisant partie des plages nommées, combinées par paires.

Ainsi, vous pouvez comparer les chaînes selon deux critères : le nom de famille et le salaire. Eh bien, ou tout autre, défini par l'utilisateur. Pour toutes les correspondances trouvées, un nombre est écrit dans la cellule dans laquelle la formule est saisie. Pour Excel, cette valeur sera toujours vraie. Par conséquent, pour que la mise en forme soit appliquée aux cellules différentes, vous devez remplacer cette valeur par COUCHÉ, en utilisant la fonction =PAS().

Outil de comparaison de feuilles de calcul

Excel dispose d'un outil spécial qui vous permet de comparer les feuilles de calcul et de mettre automatiquement en évidence les modifications. 

Il est important de noter que cet outil n'est disponible que pour les utilisateurs qui ont acheté des suites bureautiques Professional Plus.

Vous pouvez l'ouvrir directement depuis l'onglet "Accueil" en sélectionnant l'élément "Comparer les fichiers".

Après cela, une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous devrez sélectionner la deuxième version du livre. Vous pouvez également entrer l'adresse Internet où se trouve ce livre.

Après avoir sélectionné deux versions du document, nous devons confirmer nos actions avec la touche OK.

Dans certains cas, une erreur peut être générée. S'il apparaît, cela peut indiquer que le fichier est protégé par un mot de passe. Après avoir cliqué sur OK, vous serez invité à le saisir. 

L'outil de comparaison ressemble à deux feuilles de calcul Excel côte à côte dans la même fenêtre. Selon que des informations ont été ajoutées, supprimées ou qu'il y a eu un changement dans la formule (ainsi que d'autres types d'actions), les changements sont mis en surbrillance dans différentes couleurs. 

Comment interpréter les résultats de la comparaison

C'est très simple : différents types de différences sont indiqués par des couleurs différentes. La mise en forme peut s'étendre à la fois au remplissage de la cellule et au texte lui-même. Ainsi, si des données ont été saisies dans la cellule, le remplissage est vert. Si quelque chose devient flou, le service lui-même a des symboles qui indiquent quel type de changement est mis en évidence dans quelle couleur.