Créer un diagramme de Pareto dans Excel

Le principe de Pareto, du nom de l'économiste italien Vilfredo Pareto, stipule que 80% des problèmes peuvent être causés par 20% des causes. Le principe peut être une information très utile, voire vitale, lorsque vous devez choisir lequel des nombreux problèmes résoudre en premier, ou si l'élimination des problèmes est compliquée par des circonstances extérieures.

Par exemple, on vient de vous demander de diriger une équipe qui a du mal à travailler sur un projet pour les orienter dans la bonne direction. Vous demandez aux membres de l'équipe quels ont été leurs principaux obstacles à la réalisation de leurs objectifs et cibles. Ils font une liste que vous analysez et découvrez quelles étaient les principales causes de chacun des problèmes rencontrés par l'équipe, en essayant de voir les points communs.

Toutes les causes de problèmes détectées sont classées en fonction de la fréquence de leur apparition. En regardant les chiffres, vous constatez que le manque de communication entre les exécutants du projet et les parties prenantes du projet est à l'origine des 23 principaux problèmes auxquels l'équipe est confrontée, tandis que le deuxième problème le plus important est l'accès aux ressources nécessaires (systèmes informatiques, équipements, etc. .). .) n'a entraîné que 11 complications associées. Les autres problèmes sont isolés. Il est clair qu'en résolvant le problème de communication, un pourcentage énorme de problèmes peut être éliminé, et en résolvant le problème d'accès aux ressources, près de 90% des obstacles sur le chemin de l'équipe peuvent être résolus. Non seulement vous avez compris comment aider l'équipe, mais vous venez de faire une analyse de Pareto.

Faire tout ce travail sur papier prendra probablement un certain temps. Le processus peut être grandement accéléré en utilisant le diagramme de Pareto dans Microsoft Excel.

Les diagrammes de Pareto sont une combinaison d'un graphique linéaire et d'un histogramme. Ils sont uniques en ce sens qu'ils ont généralement un axe horizontal (axe des catégories) et deux axes verticaux. Le graphique est utile pour hiérarchiser et trier les données.

Ma tâche consiste à vous aider à préparer les données du diagramme de Pareto, puis à créer le diagramme lui-même. Si vos données sont déjà préparées pour le diagramme de Pareto, vous pouvez passer à la deuxième partie.

Aujourd'hui, nous allons analyser une situation problématique dans une entreprise qui rembourse régulièrement les dépenses des employés. Notre tâche est de découvrir ce que nous dépensons le plus et de comprendre comment nous pouvons réduire ces coûts de 80 % à l'aide d'une analyse rapide de Pareto. Nous pouvons découvrir quels coûts représentent 80 % des remboursements et éviter des coûts élevés à l'avenir en modifiant la politique pour utiliser les prix de gros et en discutant des coûts des employés.

Première partie : préparer les données pour le diagramme de Pareto

1. Organisez vos données. Dans notre tableau, il y a 6 catégories de rémunération en espèces et les montants réclamés par les employés.
2. Triez les données par ordre décroissant. Vérifier que les colonnes sont sélectionnées А и Вpour trier correctement.
3. Somme de colonne Montant (nombre de dépenses) est calculé à l'aide de la fonction SUM (SOMME). Dans notre exemple, pour obtenir le montant total, vous devez ajouter les cellules de V3 à V8.

Raccourcis clavier: Pour additionner une plage de valeurs, sélectionnez une cellule B9 et appuyez sur Alt + =. Le montant total sera de 12250 XNUMX $.

3. 
4. Créer une colonne Montant cumulé (montant cumulé). Commençons par la première valeur 3750 $ dans la cellule B3. Chaque valeur est basée sur la valeur de la cellule précédente. Dans une cellule C4 type = C3 + B4 et appuyez sur Entrer.
5. Pour remplir automatiquement les cellules restantes d'une colonne, double-cliquez sur la poignée de remplissage automatique.
6. Ensuite, créez une colonne % Cumulé (pourcentage cumulé). Pour remplir cette colonne, vous pouvez utiliser la somme de la plage Montant et les valeurs de la colonne Montant cumulé. Dans la barre de formule d'une cellule D3 entrer =C3/$B$9 et appuyez sur Entrer. symbole $ crée une référence absolue telle que la valeur somme (référence de cellule B9) ne change pas lorsque vous copiez la formule.
7. Double-cliquez sur le marqueur de remplissage automatique pour remplir la colonne avec une formule, ou cliquez sur le marqueur et faites-le glisser sur la colonne de données.
8. Maintenant, tout est prêt pour commencer à construire le diagramme de Pareto !

Deuxième partie : Créer un diagramme de Pareto dans Excel

1. Sélectionnez les données (dans notre exemple, les cellules de A2 by D8).
2. Presse Alt + F1 sur le clavier pour créer automatiquement un graphique à partir des données sélectionnées.
3. Cliquez avec le bouton droit dans la zone du graphique et dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Sélectionnez des données (Sélectionnez Données). Une boîte de dialogue apparaîtra Sélection d'une source de données (Sélectionnez la source de données). Sélectionnez la ligne Montant cumulé et appuyez sur Effacer (Retirer). Alors OK.
4. Cliquez sur le graphique et utilisez les touches fléchées de votre clavier pour vous déplacer entre ses éléments. Lorsqu'une ligne de données est sélectionnée % Cumulé, qui coïncide maintenant avec l'axe des catégories (axe horizontal), faites un clic droit dessus et sélectionnez Modifier le type de graphique d'une série (Modifier le type de série de graphiques). Maintenant, cette série de données est difficile à voir, mais possible.
5. Une boîte de dialogue apparaîtra Modifier le type de graphique (Modifier le type de graphique), sélectionnez le graphique linéaire.
6. Nous avons donc obtenu un histogramme et un graphique linéaire plat le long de l'axe horizontal. Afin de montrer le relief d'un graphique linéaire, nous avons besoin d'un autre axe vertical.
7. Clic droit sur une ligne % Cumulé et dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Format des séries de données (Série de données de format). La boîte de dialogue du même nom apparaîtra.
8. Dans la section Options de ligne (Options de la série) sélectionnez Axe mineur (Axe secondaire) et appuyez sur le bouton Fermer (Proche).
9. L'axe des pourcentages apparaîtra et le graphique se transformera en un diagramme de Pareto à part entière ! Maintenant, nous pouvons tirer des conclusions : l'essentiel des coûts sont les frais de scolarité (Training Fees), l'équipement (Iron) et la papeterie (Office supplies).

Avec des instructions étape par étape pour configurer et créer un diagramme de Pareto dans Excel à portée de main, essayez-le dans la pratique. En appliquant l'analyse de Pareto, vous pouvez identifier les problèmes les plus importants et faire un pas significatif vers leur résolution.