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De nombreux utilisateurs d'Excel, qui utilisent souvent ce programme, travaillent avec beaucoup de données qui doivent constamment être saisies un grand nombre de fois. Une liste déroulante aidera à faciliter la tâche, ce qui éliminera le besoin d'une saisie constante de données.
Cette méthode est simple et après avoir lu les instructions, elle sera claire même pour un débutant.
- Vous devez d'abord créer une liste distincte dans n'importe quelle zone de uXNUMXbuXNUMXbla feuille. Ou, si vous ne voulez pas encombrer le document afin de pouvoir le modifier ultérieurement, créez une liste sur une feuille séparée.
- Après avoir déterminé les limites de la table temporaire, nous y entrons une liste de noms de produits. Chaque cellule ne doit contenir qu'un seul nom. En conséquence, vous devriez obtenir une liste exécutée dans une colonne.
- Après avoir sélectionné la table auxiliaire, faites un clic droit dessus. Dans le menu contextuel qui s'ouvre, descendez, trouvez l'élément « Attribuer un nom… » et cliquez dessus.
- Une fenêtre doit apparaître où, en face de l'item « Nom », vous devez entrer le nom de la liste créée. Une fois le nom saisi, cliquez sur le bouton « OK ».
Important! Lors de la création d'un nom pour une liste, vous devez prendre en compte un certain nombre d'exigences : le nom doit commencer par une lettre (l'espace, le symbole ou le chiffre ne sont pas autorisés) ; si plusieurs mots sont utilisés dans le nom, il ne doit pas y avoir d'espaces entre eux (en règle générale, un trait de soulignement est utilisé). Dans certains cas, pour faciliter la recherche ultérieure de la liste requise, les utilisateurs laissent des notes dans la rubrique "Note".
- Sélectionnez la liste que vous souhaitez modifier. En haut de la barre d'outils dans la section "Travailler avec les données", cliquez sur l'élément "Validation des données".
- Dans le menu qui s'ouvre, dans l'élément "Type de données", cliquez sur "Liste". Nous descendons et entrons le signe "=" et le nom donné précédemment à notre liste auxiliaire ("Produit"). Vous pouvez accepter en cliquant sur le bouton "OK".
- Les travaux peuvent être considérés comme achevés. Après avoir cliqué sur chacune des cellules, une icône spéciale devrait apparaître à gauche avec un triangle intégré, dont un coin regarde vers le bas. Il s'agit d'un bouton interactif qui, lorsqu'il est cliqué, ouvre une liste d'éléments précédemment compilés. Il ne reste plus qu'à cliquer pour ouvrir la liste et entrer un nom dans la cellule.
Conseil d'Expert! Grâce à cette méthode, vous pouvez créer la liste complète des marchandises disponibles dans l'entrepôt et la sauvegarder. Si nécessaire, il ne reste plus qu'à créer un nouveau tableau dans lequel vous devrez saisir les noms qui doivent actuellement être comptabilisés ou modifiés.
Créer une liste à l'aide des outils de développement
La méthode décrite ci-dessus est loin d'être la seule méthode pour créer une liste déroulante. Vous pouvez également vous tourner vers l'aide d'outils de développement pour effectuer cette tâche. Contrairement à la précédente, cette méthode est plus complexe, c'est pourquoi elle est moins populaire, bien que dans certains cas, elle soit considérée comme une aide indispensable du comptable.
Pour créer une liste de cette manière, vous devez faire face à un large éventail d'outils et effectuer de nombreuses opérations. Bien que le résultat final soit plus impressionnant : il est possible de modifier l'apparence, de créer le nombre de cellules requis et d'utiliser d'autres fonctionnalités utiles. Commençons:
- Vous devez d'abord connecter les outils de développement, car ils peuvent ne pas être actifs par défaut.
- Pour ce faire, ouvrez "Fichier" et sélectionnez "Options".
- Une fenêtre s'ouvrira, où dans la liste de gauche nous recherchons "Personnaliser le ruban". Cliquez et ouvrez le menu.
- Dans la colonne de droite, vous devez trouver l'élément "Développeur" et mettre une coche devant, s'il n'y en avait pas. Après cela, les outils devraient être automatiquement ajoutés au panneau.
- Pour enregistrer les paramètres, cliquez sur le bouton "OK".
- Avec l'avènement du nouvel onglet dans Excel, il existe de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Tous les travaux ultérieurs seront effectués à l'aide de cet outil.
- Ensuite, nous créons une liste avec une liste de noms de produits qui apparaîtra si vous devez modifier un nouveau tableau et y saisir des données.
- Activez l'outil de développement. Trouvez "Contrôles" et cliquez sur "Coller". Une liste d'icônes s'ouvrira, les survoler affichera les fonctions qu'elles exécutent. Nous trouvons la "Combo Box", elle se trouve dans le bloc "ActiveX Controls", et cliquez sur l'icône. Le "Mode Designer" devrait s'activer.
- Après avoir sélectionné la cellule supérieure du tableau préparé, dans laquelle la liste sera placée, nous l'activons en cliquant sur LMB. Fixez ses limites.
- La liste sélectionnée active le "Mode Design". À proximité, vous pouvez trouver le bouton "Propriétés". Il doit être activé pour continuer à personnaliser la liste.
- Les options s'ouvriront. Nous trouvons la ligne "ListFillRange" et entrons l'adressage de la liste auxiliaire.
- Cliquez RMB sur la cellule, dans le menu qui s'ouvre, descendez jusqu'à « ComboBox Object » et sélectionnez « Edit ».
- Mission accomplie.
Remarque! Pour que la liste affiche plusieurs cellules avec une liste déroulante, il est nécessaire que la zone près du bord gauche, où se trouve le marqueur de sélection, reste ouverte. Ce n'est que dans ce cas qu'il est possible de capturer le marqueur.
Création d'une liste chaînée
Vous pouvez également créer des listes liées pour faciliter votre travail dans Excel. Voyons ce que c'est et comment les fabriquer de la manière la plus simple.
- Nous créons un tableau avec une liste de noms de produits et leurs unités de mesure (deux options). Pour ce faire, vous devez créer au moins 3 colonnes.
- Ensuite, vous devez enregistrer la liste avec les noms des produits et lui donner un nom. Pour cela, après avoir sélectionné la colonne "Noms", faites un clic droit et cliquez sur "Attribuer un nom". Dans notre cas, ce sera "Food_Products".
- De même, vous devez générer une liste d'unités de mesure pour chaque nom de chaque produit. Nous complétons toute la liste.
- Activez la cellule supérieure de la future liste dans la colonne "Noms".
- En travaillant avec des données, cliquez sur vérification des données. Dans la fenêtre déroulante, sélectionnez "Liste" et ci-dessous, nous écrivons le nom attribué pour le "Nom".
- De la même manière, cliquez sur la cellule du haut dans les unités de mesure et ouvrez le "Vérifier les valeurs d'entrée". Dans le paragraphe « Source », nous écrivons la formule : =INDIRECT(A2).
- Ensuite, vous devez appliquer le jeton de saisie semi-automatique.
- Prêt! Vous pouvez commencer à remplir le tableau.
Conclusion
Les listes déroulantes dans Excel sont un excellent moyen de faciliter le travail avec les données. La première connaissance des méthodes de création de listes déroulantes peut suggérer la complexité du processus en cours, mais ce n'est pas le cas. Ce n'est qu'une illusion qui est facilement surmontée après quelques jours de pratique selon les instructions ci-dessus.