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Excel est considéré par beaucoup comme un tableur. Par conséquent, la question de savoir comment créer et travailler avec des tableaux peut sembler étrange à première vue. Mais peu de gens savent quelle est la principale différence entre Excel et les feuilles de calcul. De plus, ce composant du package Microsoft Office n'interagit pas toujours avec les feuilles de calcul. De plus, la tâche principale d'Excel est le traitement d'informations pouvant être présentées sous différentes formes. Également sous forme de tableau.
Ou une situation peut survenir lorsqu'il est nécessaire de sélectionner une plage distincte pour le tableau et de le formater en conséquence. En général, il existe un grand nombre de possibilités d'utilisation des tableaux, alors examinons-les plus en détail.
Le concept des tables intelligentes
Il y a toujours une différence entre une feuille Excel et une feuille de calcul intelligente. Le premier est simplement une zone contenant un certain nombre de cellules. Certains d'entre eux peuvent contenir certaines informations, tandis que d'autres sont vides. Mais il n'y a pas de différence fondamentale entre eux d'un point de vue technique.
Mais une feuille de calcul Excel est un concept fondamentalement différent. Il ne se limite pas à une gamme de données, il a ses propres propriétés, un nom, une certaine structure et un grand nombre d'avantages.
Par conséquent, vous pouvez sélectionner un nom distinct pour le tableau Excel - "Smart Table" ou Smart Table.
Créer un tableau intelligent
Supposons que nous ayons créé une plage de données avec des informations sur les ventes.
Ce n'est pas encore une table. Pour transformer une plage en elle, vous devez la sélectionner et trouver l'onglet "Insérer" et y trouver le bouton "Table" dans le bloc du même nom.
Une petite fenêtre apparaîtra. Dans celui-ci, vous pouvez ajuster l'ensemble de cellules que vous souhaitez transformer en tableau. De plus, vous devez spécifier que la première ligne contient les en-têtes de colonne. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + T pour afficher la même boîte de dialogue.
En principe, rien ne doit être changé dans la plupart des cas. Une fois l'action confirmée en appuyant sur le bouton "OK", la plage précédemment sélectionnée deviendra immédiatement un tableau.
Avant de définir directement ses propriétés, vous devez comprendre comment le programme lui-même voit la table. Après cela, beaucoup de choses deviendront claires.
Comprendre la structure des tableaux Excel
Toutes les tables ont un nom spécifique affiché sur un onglet Design spécial. Il est affiché juste après la sélection de n'importe quelle cellule. Par défaut, le nom prend la forme "Table 1" ou "Table 2", et respectivement.
Si vous avez besoin d'avoir plusieurs tableaux dans un document, il est recommandé de leur donner de tels noms afin que vous puissiez comprendre plus tard quelles informations sont contenues où. À l'avenir, il deviendra alors beaucoup plus facile d'interagir avec eux, tant pour vous que pour les personnes qui consultent votre document.
De plus, les tables nommées peuvent être utilisées dans Power Query ou un certain nombre d'autres compléments.
Appelons notre tableau "Rapport". Le nom peut être vu dans une fenêtre appelée gestionnaire de noms. Pour l'ouvrir, vous devez suivre le chemin suivant : Formulas – Defined Names – Name Manager.
Il est également possible de saisir manuellement la formule, où vous pouvez également voir le nom du tableau.
Mais le plus amusant est qu'Excel est capable de voir simultanément le tableau dans plusieurs sections : dans son intégralité, ainsi que dans des colonnes individuelles, des en-têtes, des totaux. Ensuite, les liens ressembleront à ceci.
En général, de telles constructions ne sont données qu'à des fins d'orientation plus précise. Mais il n'est pas nécessaire de les mémoriser. Ils sont automatiquement affichés dans les info-bulles qui apparaissent après avoir sélectionné Tableau et comment les crochets seront ouverts. Pour les insérer, vous devez d'abord activer la mise en page en anglais.
L'option souhaitée peut être trouvée à l'aide de la touche Tab. N'oubliez pas de fermer toutes les parenthèses qui se trouvent dans la formule. Les carrés ne font pas exception ici.
Si vous souhaitez additionner le contenu de toute la colonne avec les ventes, vous devez écrire la formule suivante :
= SOMME (D2: D8)
Après cela, il se transformera automatiquement en =SOMME(Rapport[Ventes]). En termes simples, le lien mènera à une colonne spécifique. Pratique, d'accord ?
Ainsi, tout graphique, formule, plage, où un tableau intelligent sera utilisé pour en extraire des données, utilisera automatiquement des informations à jour.
Parlons maintenant plus en détail des tables qui peuvent avoir des propriétés.
Tableaux Excel : Propriétés
Chaque tableau créé peut avoir plusieurs en-têtes de colonne. La première ligne de la plage sert alors de source de données.
De plus, si la taille du tableau est trop grande, lors du défilement vers le bas, à la place des lettres indiquant les colonnes correspondantes, les noms des colonnes sont affichés. Ce sera au goût de l'utilisateur, car il ne sera pas nécessaire de fixer les zones manuellement.
Il comprend également un filtre automatique. Mais si vous n'en avez pas besoin, vous pouvez toujours le désactiver dans les paramètres.
De plus, toutes les valeurs écrites immédiatement sous la dernière cellule de la colonne du tableau y sont elles-mêmes attachées. Par conséquent, ils peuvent être trouvés directement dans n'importe quel objet qui utilise les données de la première colonne de la table dans son travail.
Dans le même temps, de nouvelles cellules sont formatées pour la conception du tableau et toutes les formules spécifiques à cette colonne y sont automatiquement écrites. En termes simples, pour augmenter la taille du tableau et l'agrandir, il suffit d'entrer les données correctes. Tout le reste sera ajouté par le programme. Il en va de même pour les nouvelles colonnes.
Si une formule est saisie dans au moins une cellule, elle se propage automatiquement à toute la colonne. Autrement dit, vous n'avez pas besoin de remplir manuellement les cellules, tout se passera automatiquement, comme le montre cette capture d'écran animée.
Toutes ces fonctionnalités sont bonnes. Mais vous pouvez personnaliser vous-même le tableau et étendre ses fonctionnalités.
Configuration du tableau
Vous devez d'abord ouvrir l'onglet "Designer", où se trouvent les paramètres de la table. Vous pouvez les personnaliser en ajoutant ou en décochant des cases spécifiques situées dans le groupe "Options de style de tableau".
Les options suivantes sont fournies :
- Ajoutez ou supprimez une ligne d'en-tête.
- Ajoutez ou supprimez une ligne avec des totaux.
- Faites alterner les lignes.
- Mettez en surbrillance les colonnes extrêmes en gras.
- Active ou désactive les remplissages de lignes rayées.
- Désactiver le filtre automatique.
Vous pouvez également définir un format différent. Cela peut être fait en utilisant les options situées dans le groupe Styles de tableau. Au départ, le format est différent de celui ci-dessus, mais dans ce cas, vous pouvez toujours personnaliser le look que vous souhaitez.
Vous pouvez également trouver le groupe "Outils", où vous pouvez créer un tableau croisé dynamique, supprimer des copies et convertir le tableau en une plage standard.
Mais la fonctionnalité la plus amusante est la création de tranches.
Une tranche est un type de filtre qui s'affiche dans un élément graphique distinct. Pour l'insérer, vous devez cliquer sur le bouton "Insert Slicer" du même nom, puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez quitter.
Ça y est, maintenant un panneau apparaît, qui liste toutes les valeurs uniques contenues dans les cellules de cette colonne.
Pour filtrer le tableau, vous devez sélectionner la catégorie la plus intéressante du moment.
Plusieurs catégories peuvent être sélectionnées à l'aide d'un slicer. Pour ce faire, vous devez appuyer sur la touche Ctrl ou cliquer sur le bouton dans le coin supérieur droit à gauche de suppression du filtre avant de lancer la sélection.
Pour paramétrer directement sur le ruban, vous pouvez utiliser l'onglet du même nom. Avec son aide, il est possible de modifier diverses propriétés de la tranche : apparence, taille des boutons, quantité, etc.
Principales limites des tables intelligentes
Malgré le fait que les feuilles de calcul Excel présentent de nombreux avantages, l'utilisateur devra tout de même supporter certains inconvénients :
- Les vues ne fonctionnent pas. En termes simples, il n'y a aucun moyen de se souvenir de certains paramètres de feuille.
- Vous ne pouvez pas partager le livre avec une autre personne.
- Il n'est pas possible d'insérer des sous-totaux.
- Vous ne pouvez pas utiliser de formules matricielles.
- Il n'y a aucun moyen de fusionner des cellules. Mais il n'est pas recommandé de le faire.
Cependant, il y a beaucoup plus d'avantages que d'inconvénients, donc ces inconvénients ne seront pas très perceptibles.
Exemples de tableaux intelligents
Il est maintenant temps de parler des situations dans lesquelles des feuilles de calcul Excel intelligentes sont nécessaires et des actions qui peuvent être entreprises qui ne sont pas possibles avec la gamme standard.
Supposons que nous disposions d'un tableau indiquant les encaissements provenant de l'achat de T-shirts. La première colonne contient les noms des membres du groupe, et dans les autres - combien de T-shirts ont été vendus et quelle taille ils font. Utilisons ce tableau comme exemple pour voir quelles actions possibles peuvent être entreprises, qui sont impossibles dans le cas d'une plage régulière.
Résumé avec la fonctionnalité Excel
Dans la capture d'écran ci-dessus, vous pouvez voir notre tableau. Résumons d'abord toutes les tailles de T-shirts individuellement. Si vous utilisez une plage de données pour atteindre cet objectif, vous devrez saisir manuellement toutes les formules. Si vous créez une table, ce lourd fardeau n'existera plus. Il suffit d'inclure un seul élément, après quoi la ligne avec les totaux sera générée d'elle-même.
Ensuite, faites un clic droit sur n'importe quel endroit. Un menu contextuel apparaît avec un élément "Table". Il a une option "ligne totale", que vous devez activer. Il peut également être ajouté via le constructeur.
De plus, une ligne avec les totaux apparaît au bas du tableau. Si vous ouvrez le menu déroulant, vous pouvez y voir les paramètres suivants :
- Moyenne.
- Montant.
- Maximum.
- écart de décalage.
Et beaucoup plus. Pour accéder à des fonctions ne figurant pas dans la liste ci-dessus, vous devez cliquer sur l'élément « Autres fonctions ». Ici, il est pratique que la plage soit automatiquement déterminée. Nous avons choisi la fonction SUM, car dans notre cas, nous devons savoir combien de T-shirts ont été vendus au total.
Insertion automatique de formules
Excel est un programme vraiment intelligent. L'utilisateur peut même ne pas savoir qu'il essaie de prédire ses prochaines actions. Nous avons ajouté une colonne à la fin du tableau afin d'analyser les résultats des ventes pour chacun des acheteurs. Après avoir inséré la formule dans la première ligne, elle est immédiatement copiée dans toutes les autres cellules, puis la colonne entière est remplie avec les valeurs dont nous avons besoin. À l'aise?
fonction de tri
Beaucoup de gens utilisent le menu contextuel pour utiliser telle ou telle fonction. Il y a presque toutes les actions qui, dans la plupart des cas, doivent être effectuées. Si vous utilisez des tableaux intelligents, la fonctionnalité s'étend encore plus.
Par exemple, nous devons vérifier qui a déjà transféré le prépaiement. Pour ce faire, vous devez trier les données par la première colonne. Formatons le texte de manière à ce qu'il soit possible de comprendre qui a déjà effectué un paiement, qui ne l'a pas fait et qui n'a pas fourni les documents nécessaires à cet effet. Le premier sera marqué en vert, le second en rouge et le troisième en bleu. Et supposons que nous soyons confrontés à la tâche de les regrouper.
De plus, Excel peut tout faire pour vous.
Vous devez d'abord cliquer sur le menu déroulant situé près de l'en-tête de la colonne "Nom" et cliquer sur l'élément "Trier par couleur" et sélectionner la couleur de police rouge.
Tout, maintenant les informations sur qui a effectué le paiement sont présentées clairement.
Filtration
Il est également possible de personnaliser l'affichage et le masquage de certaines informations du tableau. Par exemple, si vous souhaitez afficher uniquement les personnes qui n'ont pas payé, vous pouvez filtrer les données par cette couleur. Le filtrage par d'autres paramètres est également possible.
Conclusions
Ainsi, les feuilles de calcul intelligentes dans Excel seront d'excellentes aides pour résoudre tous les problèmes auxquels vous devez faire face.