Travailler avec des cellules dans Excel

Un grand nombre d'utilisateurs d'Excel font la même erreur. Ils confondent deux types d'opérations fondamentalement différentes : à l'intérieur de la cellule et à l'arrière. Mais la différence entre eux est énorme.

Le fait est que chaque cellule est un élément complet, qui est un champ de saisie avec beaucoup de possibilités. Des formules, des nombres, du texte, des opérateurs logiques, etc. y sont saisis. Le texte lui-même peut être stylisé : modifiez sa taille et son style, ainsi que son emplacement à l'intérieur de la cellule.

Par exemple, dans cette image, vous pouvez voir que le texte à l'intérieur de la cellule est en rouge et en gras.

Dans ce cas, il est important de faire attention au fait que la cellule affichée sur l'image est actuellement en mode d'édition de contenu. Pour comprendre dans quel état spécifique se trouve la cellule dans votre cas, vous pouvez utiliser le curseur de texte à l'intérieur. Mais même si elle n'est pas visible, la cellule peut être en mode édition. Vous pouvez comprendre cela par la présence de boutons actifs pour confirmer et annuler la saisie. 

Une caractéristique importante de ce mode est qu'il est impossible d'effectuer toutes les opérations possibles avec une cellule. Si vous regardez la barre d'outils du ruban, vous verrez que la plupart des boutons ne sont pas actifs. C'est là que s'exprime la principale erreur. Mais parlons de tout dans l'ordre, en commençant par les bases, puis nous augmenterons le niveau de complexité afin que chacun puisse apprendre quelque chose d'utile.

Concepts de base

Ainsi, l'élément principal du tableau est la cellule. Il est situé à l'intersection d'une colonne et d'une ligne, et possède donc sa propre adresse, qui peut être utilisée dans des formules pour pointer dessus, obtenir certaines données, etc. 

Par exemple, la cellule B3 a les coordonnées suivantes : ligne 3, colonne 2. Vous pouvez la voir dans le coin supérieur gauche, directement sous le menu de navigation. 

Le deuxième concept important est le cahier d'exercices. Il s'agit d'un document ouvert par l'utilisateur, qui contient une liste de feuilles, elles-mêmes constituées de cellules. Tout nouveau document ne contient initialement aucune information, et dans le champ vin correspondant l'adresse de la cellule actuellement sélectionnée.

Les noms de colonne et de ligne sont également affichés. Lorsqu'une des cellules est sélectionnée, les éléments correspondants dans la barre de coordonnées seront surlignés en orange.

Pour saisir des informations, il faut, comme on l'a déjà compris plus haut, passer en mode édition. Vous devez sélectionner la cellule appropriée en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris, puis entrez simplement les données. Vous pouvez également naviguer entre les différentes cellules à l'aide du clavier à l'aide des boutons fléchés.

Opérations cellulaires de base

Sélectionner des cellules dans une plage

Le regroupement des informations dans Excel est effectué selon une plage spéciale. Dans ce cas, plusieurs cellules sont sélectionnées à la fois, ainsi que des lignes et des colonnes, respectivement. Si vous les sélectionnez, toute la zone est affichée et la barre d'adresse fournit un résumé de toutes les cellules sélectionnées.

Fusion de cellules

Une fois les cellules sélectionnées, elles peuvent maintenant être fusionnées. Avant de faire cela, il est recommandé de copier la plage sélectionnée en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl + C et de la déplacer vers un autre emplacement à l'aide des touches Ctrl + V. De cette façon, vous pouvez enregistrer une copie de sauvegarde de vos données. Cela doit être fait, car lorsque les cellules sont fusionnées, toutes les informations qu'elles contiennent sont effacées. Et pour le restaurer, vous devez en avoir une copie.

Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton affiché dans la capture d'écran. Il existe plusieurs façons de fusionner des cellules. Vous devez choisir celui qui convient le mieux à la situation.

Trouver le bouton requis. Dans le menu de navigation, sur l'onglet "Accueil", recherchez le bouton qui a été marqué dans la capture d'écran précédente et affichez la liste déroulante. Nous avons sélectionné Fusionner et Centrer. Si ce bouton est inactif, vous devez quitter le mode d'édition. Cela peut être fait en appuyant sur la touche Entrée. 

Si vous avez besoin d'ajuster la position du texte dans la grande cellule résultante, vous pouvez le faire en utilisant les propriétés d'alignement trouvées dans l'onglet Accueil.

Fractionner des cellules

Il s'agit d'une procédure assez simple qui reprend un peu le paragraphe précédent :

1. Sélection d'une cellule précédemment créée en fusionnant plusieurs autres cellules. La séparation des autres n'est pas possible. 
2. Une fois le bloc fusionné sélectionné, la touche de fusion s'allume. Après avoir cliqué dessus, toutes les cellules seront séparées. Chacun d'eux recevra sa propre adresse. Les lignes et les colonnes seront recalculées automatiquement. 

Recherche de cellule

Il est très facile d'oublier des informations importantes lorsque vous devez travailler avec de grandes quantités de données. Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser la recherche. De plus, vous pouvez rechercher non seulement des mots, mais également des formules, des blocs combinés et tout ce que vous voulez. Pour ce faire, vous devez effectuer les étapes suivantes :

1. Assurez-vous que l'onglet Accueil est ouvert. Il y a une zone "Edition" où vous pouvez trouver la touche "Rechercher et sélectionner".
2. Après cela, une boîte de dialogue s'ouvrira avec un champ de saisie dans lequel vous pourrez entrer la valeur dont vous avez besoin. Il existe également une option pour spécifier des paramètres supplémentaires. Par exemple, si vous avez besoin de trouver des cellules fusionnées, vous devez cliquer sur "Options" - "Format" - "Alignement", et cocher la case à côté de la recherche de cellules fusionnées.
3. Les informations nécessaires seront affichées dans une fenêtre spéciale.

Il existe également une fonction "Rechercher tout" pour rechercher toutes les cellules fusionnées.

Travailler avec le contenu des cellules Excel

Ici, nous examinerons certaines fonctions qui vous permettent de travailler avec du texte d'entrée, des fonctions ou des nombres, comment effectuer des opérations de copie, de déplacement et de reproduction. Examinons chacun d'eux dans l'ordre.

1. Saisir. Tout est simple ici. Vous devez sélectionner la cellule souhaitée et commencer à écrire.
2. Suppression d'informations. Pour ce faire, vous pouvez utiliser à la fois la touche Suppr et la touche Retour arrière. Vous pouvez également utiliser la touche gomme dans le panneau d'édition.
3. Copie. Il est très pratique de le réaliser à l'aide des touches de raccourci Ctrl + C et de coller les informations copiées à l'emplacement souhaité à l'aide de la combinaison Ctrl + V. De cette manière, une multiplication rapide des données peut être effectuée. Il peut être utilisé non seulement dans Excel, mais également dans presque tous les programmes exécutant Windows. Si une action incorrecte a été effectuée (par exemple, un morceau de texte incorrect a été inséré), vous pouvez revenir en arrière en appuyant sur la combinaison Ctrl + Z.
4. Découper. Il est effectué à l'aide de la combinaison Ctrl + X, après quoi vous devez insérer les données au bon endroit en utilisant les mêmes touches de raccourci Ctrl + V. La différence entre couper et copier est qu'avec ce dernier, les données sont stockées dans le première place, tandis que le fragment coupé ne reste qu'à l'endroit où il a été inséré. 
5. Mise en page. Les cellules peuvent être changées à l'extérieur et à l'intérieur. L'accès à tous les paramètres nécessaires peut être obtenu par un clic droit sur la cellule souhaitée. Un menu contextuel apparaîtra avec tous les paramètres.

Opérations arithmétiques

Excel est avant tout une calculatrice fonctionnelle qui vous permet d'effectuer des calculs à plusieurs niveaux. Ceci est particulièrement utile pour la comptabilité. Ce programme vous permet d'effectuer toutes les opérations imaginables et inconcevables avec des nombres. Par conséquent, vous devez comprendre comment fonctionnent les différentes fonctions et caractères pouvant être écrits dans une cellule.

Tout d'abord, vous devez comprendre la notation qui indique une opération arithmétique particulière :

1. + - ajout.
2. – – soustraction.
3. * – multiplier.
4. / – division.
5. ^ – exponentiation.
6. % est un pourcentage. 

Commencez à saisir une formule dans une cellule avec un signe égal. Par exemple, 

= 7 + 6

Après avoir appuyé sur le bouton « ENTER », les données sont automatiquement calculées et le résultat s'affiche dans la cellule. Si, à la suite du calcul, il s'avère qu'il y a un grand nombre de chiffres après la virgule décimale, vous pouvez réduire la profondeur de bits à l'aide d'un bouton spécial dans l'onglet «Accueil» de la section «Numéro».

Utiliser des formules dans Excel

S'il est nécessaire d'établir un bilan final, l'addition seule ne suffit pas. Après tout, il s'agit d'une énorme quantité de données. Pour cette raison, des technologies ont été développées qui permettent de créer un tableau en quelques clics seulement.

Pour que ce soit plus clair, créons un tableau aussi simple avec des données, où vous devez calculer plusieurs valeurs à la fois.

Pour obtenir le résultat final, il suffit de résumer les valeurs de chaque élément pendant les deux premières semaines. C'est facile car vous pouvez également saisir manuellement une petite quantité de données. Mais quoi, aussi des mains pour recevoir le montant ? Que faut-il faire pour systématiser les informations disponibles ?

Si vous utilisez une formule dans une cellule, vous pouvez effectuer même les calculs les plus complexes, ainsi que programmer votre document pour qu'il fasse ce que vous voulez.

De plus, la formule peut être sélectionnée directement à partir du menu, qui est appelé en appuyant sur le bouton fx. Nous avons sélectionné la fonction SOMME dans la boîte de dialogue. Pour confirmer l'action, vous devez appuyer sur le bouton "Entrée". Avant d'utiliser réellement les fonctions, il est recommandé de s'entraîner un peu dans le bac à sable. Autrement dit, créez un document de test, dans lequel vous pouvez élaborer un peu diverses formules et voir comment elles fonctionnent. 

Erreurs lors de la saisie d'une formule dans une cellule

Suite à la saisie d'une formule, diverses erreurs peuvent se produire :

1. ##### - Cette erreur est générée si une valeur inférieure à zéro est obtenue lors de la saisie d'une date ou d'une heure. Il peut également être affiché s'il n'y a pas assez d'espace dans la cellule pour contenir toutes les données. 
2. #N/A - cette erreur apparaît s'il est impossible de déterminer les données, ainsi que si l'ordre d'entrée des arguments de la fonction est violé.
3. #LIEN! Dans ce cas, Excel signale qu'une adresse de colonne ou de ligne non valide a été spécifiée. 
4. #VIDE! Une erreur s'affiche si la fonction arithmétique a été construite de manière incorrecte.
5. #NUMÉRO! Si le nombre est excessivement petit ou grand.
6. #ÉVALUER! Indique qu'un type de données non pris en charge est utilisé. Cela peut se produire si une cellule utilisée pour la formule contient du texte et l'autre contient des nombres. Dans ce cas, les types de données ne correspondent pas et Excel commence à jurer.
7. #DIV/0 ! – l'impossibilité de diviser par zéro.
8. #NOM? – le nom de la fonction n'est pas reconnu. Par exemple, il y a une erreur.

Raccourcis

Les raccourcis clavier facilitent la vie, surtout si vous devez répéter souvent le même type d'actions. Les raccourcis clavier les plus populaires sont les suivants :

1. CTRL + flèche sur le clavier - sélectionnez toutes les cellules qui se trouvent dans la ligne ou la colonne correspondante.
2. CTRL + SHIFT + "+" - insère l'heure qui est sur l'horloge en ce moment.
3. CTRL + ; – insérer la date actuelle avec fonction de filtrage automatique selon les règles d'Excel.
4. CTRL + A - sélectionner toutes les cellules.

Paramètres d'apparence des cellules

Une conception de cellule correctement choisie vous permet de la rendre plus attrayante, et la gamme - facile à lire. Il existe plusieurs options d'apparence de cellule que vous pouvez personnaliser.

Frontières

La gamme de fonctionnalités de la feuille de calcul comprend également les paramètres de bordure. Pour ce faire, cliquez sur les cellules qui vous intéressent et ouvrez l'onglet "Accueil", où vous cliquez sur la flèche située à droite du bouton "Bordures". Après cela, un menu apparaîtra dans lequel vous pourrez définir les propriétés de bordure nécessaires.

Les bordures peuvent être dessinées. Pour ce faire, vous devez trouver l'élément "Dessiner des bordures", qui se trouve dans ce menu contextuel.

La couleur de remplissage

Vous devez d'abord sélectionner les cellules qui doivent être remplies avec une certaine couleur. Après cela, dans l'onglet "Accueil", recherchez la flèche située à droite de l'élément "Couleur de remplissage". Un menu contextuel apparaîtra avec une liste de couleurs. Sélectionnez simplement la teinte souhaitée et la cellule sera automatiquement remplie.

Life hack : si vous survolez différentes couleurs, vous pouvez voir à quoi ressemblera la cellule une fois qu'elle sera remplie d'une certaine couleur.

Styles de cellule

Les styles de cellule sont des options de conception prêtes à l'emploi qui peuvent être ajoutées en quelques clics. Vous pouvez trouver le menu dans l'onglet "Accueil" dans la section "styles de cellule".