Convertir CSV en Excel sous forme de tableau

Le contenu des bases de données est généralement extrait sous forme de fichier .csv. Cependant, ce n'est qu'un fichier texte, peu lisible. Pour travailler avec le contenu de la base de données, il est nécessaire de le présenter dans un format différent – ​​souvent les feuilles Excel sont les plus pratiques. Les méthodes existantes pour ce faire, la meilleure et les erreurs lors du transfert de données seront abordées dans cet article.

Comment convertir CSV au format Excel

Un document CSV téléchargé à partir d'une base de données peut être transféré vers Excel de différentes manières. Nous en aborderons trois :

1. Ouverture directe dans Excel.
2. Ouverture via l'Explorateur Windows.
3. Importer un document avec changement de format.

Ouvrir un document CSV dans Excel

Excel peut ouvrir des documents .csv directement sans conversion. Le format ne change pas après l'ouverture de cette manière, l'extension .csv est enregistrée - bien que l'extension puisse être modifiée après l'édition.

1. Lancez Excel, cliquez sur "Déposez votre dernière attestation ", Alors"Ouvert«.
2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l'option "Fichiers textede la liste étendue.

3. Trouvez le document dont vous avez besoin et double-cliquez dessus.

Les documents .csv s'ouvrent immédiatement dans Excel, sans aucune manipulation supplémentaire. Mais les fichiers .txt nécessiteront une conversion - une fenêtre apparaîtra "Assistants d'importation de texte«.

Il y a des cas où il vaut mieux ne pas ouvrir le document directement, mais appeler Master. Cette démarche se justifie dans les cas suivants :

• le caractère de séparation utilisé dans le document n'est pas standard ou il en existe plusieurs variétés ;
• le document contient des dates dans différents formats ;
• vous convertissez des nombres commençant par des zéros et souhaitez les conserver ainsi ;
• avant de transférer des données, vous voulez voir à quoi ressemblera le résultat final ;
• vous voulez généralement plus de portabilité.

Master démarrera si vous changez l'extension du document en .txt. Vous pouvez également commencer à importer un fichier différemment, ce qui sera abordé plus tard, après avoir décrit la deuxième méthode d'ouverture.

Si vous apportez des modifications au document après l'avoir ouvert, Excel vous invitera à l'enregistrer au format .xls (ou .xlsx) car sinon une partie de la mise en forme sera perdue. Ensuite, il y aura toujours la possibilité de modifier le format, cependant, une autre partie du contenu peut être perdue - des zéros peuvent disparaître au début des nombres, certains enregistrements peuvent changer d'apparence.

Ouverture d'un document CSV via l'Explorateur Windows

Ce chemin n'est pas fondamentalement différent du précédent. Pour ouvrir un document, il suffit de double-cliquer dessus dans l'Explorateur Windows.

Avant d'ouvrir, assurez-vous qu'à côté du nom du document, il y a une icône pour le programme Excel, et pas une autre - cela signifie qu'Excel est sélectionné comme programme qui doit ouvrir ces fichiers. Sinon, un autre programme s'ouvrira. Vous pouvez le changer en Excel comme ceci :

1. Appelez le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quel fichier .csv et appliquez Ouvrir avec… > Sélectionner un programme.
2. Выберите Excel (bureau) of Programmes recommandés, désignez-le comme un programme qui doit toujours être utilisé pour de tels fichiers (cochez la case ci-dessous) et fermez la fenêtre en appuyant sur OK.

Importer CSV vers Excel

Il est également possible de transformer le document ouvert en un classeur Excel. Le format passera à .xls pour les versions antérieures d'Excel (2000, 2003) et .xlsx pour toutes les autres. Tout le contenu sera affiché sur une seule feuille.

1. Cliquez sur la cellule de la feuille où l'importation doit commencer. Il s'agit généralement de la toute première cellule du tableau, A1. À partir de là, autant de lignes qu'il y a dans le fichier ouvert, et autant de colonnes qu'il y a de valeurs dans chaque colonne seront remplies.
2. Dans l'onglet "Données" dans un groupe "Obtenir des données externes » sélectionnez "Du texte".

3. Dans la fenêtre qui apparaît, recherchez le document requis et double-cliquez dessus (vous pouvez également utiliser le bouton L’ en bas de la fenêtre).

4. Ensuite, vous devez suivre les instructions étape par étape de l'ouverture Assistants d'importation de texte.

L'image ci-dessous montre le document original et le résultat attendu. Pour que tout ressemble exactement à ceci après l'importation, vous devez appliquer divers paramètres, qui seront discutés plus tard.

Étape 1. L'assistant vous demandera de sélectionner un type de fichier – comme vous pouvez le deviner, ce sera «avec séparateurs" (En anglais - délimité), et la ligne à partir de laquelle le transfert de contenu commencera - très probablement, vous devez commencer par termes 1si vous ne souhaitez transférer qu'une partie du contenu. La fenêtre ci-dessous affichera les premières lignes du document sélectionné.

Étape 2. Maintenant, vous devez comprendre lequel est utilisé séparateur (il peut y en avoir plus d'un) dans le fichier, et spécifiez ce caractère dans Maîtres. Il a des options pour sélectionner parmi les délimiteurs standard, mais si un caractère atypique est utilisé dans le document, vous pouvez choisir Autre et entrez le caractère souhaité. Dans le fichier utilisé pour la démonstration, les délimiteurs sont − Virgule и Languette. Des virgules séparent les cellules avec les caractéristiques du produit, telles que le numéro de série et le nombre d'exemplaires vendus, et les onglets séparent un produit d'un autre - les informations sur chacun doivent commencer sur une nouvelle ligne.

Il faut aussi définir et préciser délimiteur de texte. Il s'agit d'un caractère placé avant et après chaque morceau de texte qui doit se trouver dans une cellule. Grâce au délimiteur, chacun de ces segments est perçu comme une valeur distincte, même si à l'intérieur se trouvent des caractères choisis pour séparer les valeurs. Dans notre document, chaque valeur est encadrée de guillemets – donc, même si elle contient une virgule (par exemple, « commencer, puis continuer »), tout son texte sera placé dans une cellule, et non dans deux consécutives.

Étape 3 : Ici, il suffit de regarder l'aperçu et, s'il ne présente aucun défaut inacceptable, cliquez sur Finition. Il peut arriver que certaines des valeurs soient séparées non pas par un séparateur, mais par plusieurs, par conséquent, des cellules sans valeurs apparaîtront entre elles. Pour éviter que cela ne se produise, cochez la case Traiter les délimiteurs consécutifs comme un seul.

5. Sélectionnez le chemin de destination (il peut s'agir d'une nouvelle feuille ou d'une feuille existante) et cliquez sur OKpour terminer le processus d'importation.

Vous pouvez aussi cliquer Matériaux — il y a d'autres possibilités. Par exemple, vous pouvez mettre en forme le contenu, personnaliser le balisage et la façon dont les informations sont mises à jour.

Parfois, le résultat de la conversion est loin d'être attendu. La façon dont ce résultat peut être modifié sera discutée dans la section suivante de l'article.

Problèmes lors de la conversion et leurs solutions

Depuis que le format CSV existe, personne ne s'est soucié de le documenter officiellement. Par conséquent, bien qu'il soit supposé que des virgules doivent être utilisées pour séparer les valeurs, en fait, différentes bases de données utilisent différents séparateurs - points-virgules, tabulations et autres.

Les délimiteurs de texte peuvent également varier - le plus souvent, il s'agit de guillemets ou d'une marque d'ordre d'octet. Il peut ne pas y avoir de délimiteurs du tout – alors le caractère utilisé comme séparateur est toujours perçu comme tel (alors ce n'est généralement pas une virgule – il est trop souvent utilisé dans le texte – mais un caractère différent, moins courant).

Les fichiers non standard peuvent ne pas s'ouvrir correctement - pour qu'ils s'affichent comme ils le devraient, vous devez modifier les paramètres de l'ordinateur ou du programme d'ouverture. Voyons quelles sont les difficultés et quelles solutions existent pour elles.

Le fichier ne s'ouvre pas correctement

Preuve. Tout le contenu du document est placé dans la première colonne.

Causes. Le document utilise un caractère comme délimiteur qui n'est pas désigné comme tel dans les paramètres de l'ordinateur, ou qui est réservé à une autre fonction. Par exemple, une virgule peut être réservée pour séparer les parties décimales d'un nombre, et ne peut donc pas séparer les valeurs dans un fichier.

Solutions. Il existe différentes manières de résoudre ce problème :

1. Modifiez le caractère de séparation dans le document lui-même. Ouvrez-le dans le Bloc-notes ou un éditeur similaire, et dans la ligne initiale (vide, toutes les données doivent être dans les lignes ci-dessous), saisissez le texte suivant :

• pour remplacer le séparateur par une virgule : sep
• pour changer en point-virgule : sep=;

Un autre caractère écrit après sept = dans la ligne initiale, deviendra également un délimiteur.

2. Le caractère séparateur utilisé dans le fichier peut également être spécifié dans Excel lui-même. Dans les versions 2016, 2013 ou 2010, pour cela il faut ouvrir l'onglet Données et choisissez “Texte par colonnes" dans un groupe "Travailler avec des données ».

Cela ouvrira la fenêtre "Assistants pour répartir le texte en colonnes ». Là, parmi les formats de données proposés, vous devez choisir ceux avec des séparateurs. Ensuite, vous devez appuyer sur Suivant et, après avoir choisi un délimiteur, Finition.

3. Pour ouvrir automatiquement un document avec Assistant d'importation, et pas seulement dans une feuille Excel, l'extension peut être modifiée de .csv à .txt. À Maîtres il est possible de spécifier n'importe quel caractère comme séparateur - comment faire cela, l'article expliqué plus tôt.
4. Utilisez VBA. Vous pouvez utiliser, par exemple, – il convient à Excel 2000 ou 2003. Le code peut être modifié pour qu'il soit adapté aux autres versions.

Les solutions présentées ci-dessus sont conçues pour des documents individuels, dont les paramètres diffèrent des paramètres habituels. Ces séquences d'actions devront être appliquées pour chaque fichier qui ne s'ouvre pas correctement. Si la plupart des documents ne s'ouvrent pas correctement, la meilleure solution consiste peut-être à modifier les paramètres de l'ordinateur - ceci est abordé dans la cinquième solution.

5. Modifier le séparateur et le point décimal dans les paramètres de l'ordinateur

В Panneau de configuration, appelé par le bouton Accueil, Sélectionnez "Options supplémentaires” de la liste "Normes régionales ». Après avoir cliqué, une fenêtre apparaîtraRéglage du format » – vous pouvez y sélectionner «Séparateur de liste" et le séparateur des parties entières et fractionnaires du nombre. Si les fichiers nécessitent une virgule comme délimiteur, définissez d'abord le point comme point décimal. Cela peut s'avérer être l'inverse - vous avez besoin d'un point-virgule comme caractère de séparation. Ensuite, pour les fractions, vous pouvez laisser n'importe quel signe, cela ne provoquera pas de conflit.

Lorsque tous les réglages sont terminés, cliquez sur OK sur les deux fenêtres ouvertes - elles se fermeront et les modifications seront enregistrées. Gardez à l'esprit qu'ils fonctionnent désormais pour tous les programmes de l'ordinateur.

Éliminer les zéros non significatifs

Signe. Certaines des valeurs du document source sont des nombres qui commencent par des zéros qui ne sont pas séparés par un signe de fraction (par exemple, des chiffres et des codes avec un nombre fixe de chiffres, des identifiants et des mots de passe, des relevés de compteurs et d'instruments). Dans Excel, les zéros au début de ces nombres disparaissent. Si vous modifiez le fichier puis l'enregistrez sous forme de classeur Excel, il ne sera plus possible de trouver dans ce classeur où se trouvaient ces nombres avec des zéros.

Causes. Excel a des formats distincts pour le texte et les nombres. Dans les fichiers texte, il n'y a pas une telle séparation et, par conséquent, Excel attribue le format général à toutes les valeurs. Cela signifie que le texte est affiché sous forme de texte et que les nombres sans caractères alphabétiques sont affichés comme un nombre qui ne peut pas commencer par des zéros.

Solution. Remplacez l'extension par .txt pour activer l'assistant d'importation lorsque vous ouvrez le document. Lorsque vous arrivez à l'étape 3, modifiez le format des colonnes avec des nombres commençant par des zéros en texte.

Certaines des valeurs ressemblent à des dates

Signe. Les dates affichent des valeurs qui sont à l'origine du texte brut ou des nombres.

Causes. Le format général consiste à transformer des valeurs en dates qui ressemblent à celles d'Excel. Si le document CSV contient une seule valeur comme may12, puis dans la feuille Excel, il sera affiché sous forme de date.

Solution. Similaire à celui du cas précédent. Remplacez l'extension par .txt, dans Maîtres modifier le format des valeurs converties en dates en texte.

Si, au contraire, vous souhaitez afficher le contenu d'une certaine colonne sous forme de dates, définissez-en le format données. Il existe plusieurs types de format de date, alors sélectionnez celui dont vous avez besoin dans la liste.

Comment importer plusieurs fichiers CSV dans Excel

Excel peut ouvrir plusieurs fichiers CSV à la fois.

1. Presse Fichier> Ouvrir et sélectionnez l'option Fichiers texte dans la liste déroulante ci-dessous.
2. Pour sélectionner plusieurs fichiers côte à côte, sélectionnez d'abord le premier, puis cliquez sur Shift et cliquez sur le dernier. En plus des fichiers sélectionnés, tous les fichiers intermédiaires seront sélectionnés.
3. Cliquez Ouvert.

L'inconvénient de cette méthode est que chaque fichier sélectionné sera ouvert séparément dans Excel. Passer d'un document à un autre peut augmenter les coûts de temps. Cependant, il est alors possible de copier le contenu de chacun d'entre eux dans des feuilles du même classeur.

L'explication était longue, cependant, maintenant vous pourrez ouvrir n'importe quel fichier CSV dans Excel sans trop de difficulté. Si quelque chose semble incompréhensible à première vue, suivez simplement les étapes indiquées et tout deviendra clair.