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L'un des outils les plus puissants d'Excel est la possibilité de créer des formules. Vous pouvez utiliser des formules pour calculer de nouvelles valeurs, analyser des données, etc. Mais travailler avec des formules a ses inconvénients – la moindre erreur suffit pour que la formule donne le mauvais résultat.
Pire encore, Excel ne signale pas toujours une erreur dans une formule. En règle générale, une telle formule continue de fonctionner et d'effectuer des calculs, donnant un résultat erroné. La responsabilité du fait que vous soyez encore une fois trop paresseux pour vérifier la formule vous incombe entièrement.
Nous avons compilé une liste de directives que vous pouvez utiliser pour vérifier l'exactitude des formules créées. Ces conseils ne résoudront pas tous les problèmes que vous rencontrerez, mais fourniront un outil pour identifier de nombreuses erreurs courantes.
Vérifier les liens
La plupart des formules utilisent au moins une référence de cellule. Si vous double-cliquez sur une formule, les bordures de toutes les cellules référencées seront mises en surbrillance. Vous pouvez revérifier chaque lien pour vous assurer qu'ils sont corrects.
Rechercher des permutations
Une erreur courante consiste à utiliser les bonnes références de cellules, mais dans le mauvais ordre. Par exemple, si vous voulez soustraire C2 of C3, la formule doit être : =C3-C2, pas comme ça: =C2-C3.
Démontez-le
Si la formule est trop complexe pour être testée, essayez de la diviser en plusieurs formules plus simples. Ainsi, vous pouvez vérifier l'exactitude de chaque formule, et si des problèmes surviennent, vous saurez exactement où.
Réfléchissez à ce que devrait être le résultat
Vous pouvez utiliser votre propre expérience, votre esprit critique et votre intuition pour déterminer quel devrait être le résultat. Si le résultat dans Excel est beaucoup plus grand ou plus petit que prévu, il peut y avoir des erreurs dans la formule (ou des données erronées dans les cellules).
Par exemple, si vous calculez le coût total 8 unités de marchandises 98 cents pour chacun, le résultat devrait être légèrement inférieur $8. Dans l'exemple ci-dessous, la formule donne un résultat erroné. 784,00 $. La raison en est que dans la cellule A2, le prix est entré comme 98, et devrait être 0,98. Comme vous pouvez le constater, de petits détails peuvent faire une grande différence.
Gardez à l'esprit que cette astuce ne fonctionne pas toujours. Dans certains cas, la mauvaise réponse peut être remarquablement proche de la bonne. Cependant, dans de nombreuses situations, une évaluation aussi rapide révèle une erreur dans la formule.
Vérifier les arguments
Si vous travaillez avec une fonction, assurez-vous que tous les arguments requis sont fournis. Lors de la saisie d'une fonction, une petite info-bulle avec les arguments requis doit s'afficher.
L'info-bulle est particulièrement utile lorsque vous essayez de réparer une fonctionnalité qui ne fonctionne pas correctement. Par exemple, regardez la fonction ci-dessous :
Dans l'exemple de la figure ci-dessus, la fonction RÉSEAUX (JOURS OUVRÉS) renvoie une erreur. Si on introduit une fonction RÉSEAUX (JOURS OUVRABLES) vers une autre cellule, la raison devient évidente :
Fonction RÉSEAUX (JOURS OUVRÉS) nécessite au moins deux arguments − date de début (date_début) et date de fin (date de fin). Dans l'exemple précédent, un seul argument était donné, corrigeons donc la fonction en ajoutant l'argument manquant :
Maintenant notre formule fonctionne correctement !
Vérifier toute la chaîne des opérations (séquence)
Rappelez-vous des mathématiques scolaires quel est l'ordre des opérations mathématiques? Sinon (ou si vous voulez vous rafraîchir la mémoire), vous pouvez étudier la leçon sur la construction de formules complexes. Excel utilise toujours cet ordre, c'est-à-dire que les opérations ne sont pas simplement effectuées à tour de rôle de gauche à droite. Dans l'exemple suivant, la première étape est la multiplication, ce qui n'est pas exactement ce que nous voulions. Corrigeons cette formule en concluant J2+D3 entre parenthèses:
Activer l'affichage des formules
S'il y a beaucoup de formules et de fonctions sur une feuille Excel, alors il peut être plus pratique pour vous de passer en mode d'affichage des formules afin de voir toutes les formules en même temps. Pour ce faire, vous devez utiliser la commande Vue de formule (Afficher les formules), qui se trouve sur l'onglet Formules Section (Formules) Audit de formule (Dépendances de formule).
Pour revenir à la vue familière, cliquez à nouveau sur cette commande.
N'oubliez pas que la maîtrise des formules s'obtient par une pratique constante. Même les utilisateurs d'Excel les plus expérimentés font des erreurs dans les formules. Si votre formule ne fonctionne pas ou vous donne une mauvaise valeur, pas de panique ! Dans la plupart des cas, il existe une explication simple à l'échec de la formule. Une fois que vous avez trouvé cette erreur, vous pouvez faire fonctionner la formule correctement.