Se concentrer sur l'essentiel : comment prioriser

« Malheureusement, les situations où j'arrive à mettre mes priorités au premier plan sont la norme plutôt que l'exception. J'essaie de planifier mes tâches pour la journée, en mettant l'accent sur l'essentiel, mais à la fin de la journée je me sens complètement épuisé car je suis distrait par les appels, les petits roulements et les réunions. Les tâches les plus importantes continuent d'être reportées et les plans grandioses de l'année restent écrits sur des bouts de papier. Que pouvez-vous faire pour vous aider ? » demande Olga, 27 ans.

Je rencontre souvent une demande similaire dans les formations sur l'efficacité managériale. Les clients croient que la raison principale de leur problème est le manque de priorités. Mais en réalité, ils le sont, juste une personne n'est pas très concentrée sur eux.

Et la première étape pour résoudre ce problème est de choisir le bon outil pour travailler votre concentration. Il doit correspondre exactement à vos caractéristiques personnelles : vous devez tenir compte des conditions de votre travail et de votre lieu de résidence.

Pour commencer, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes populaires reconnues depuis longtemps comme efficaces. J'essaie de les recommander aux clients avec qui nous commençons tout juste à travailler.

Première approche : Comprendre les critères d'évaluation

Tout d'abord, répondez à la question : Quels critères utilisez-vous lorsque vous établissez des priorités ? La réponse la plus courante est le critère « urgence ». Avec lui, tous les cas s'alignent en fonction de la date limite. Et ce n'est qu'après cela que nous créons de nouvelles tâches dans le «constructeur virtuel» résultant, repoussant très loin celles qui peuvent être complétées plus tard.

Quels sont les inconvénients de cette approche ? La liste des priorités d'aujourd'hui devrait inclure non seulement ce qui perdra de sa pertinence demain, c'est-à-dire l'urgent, mais aussi ce que nous appelons abstraitement « important ». C'est ce qui nous pousse vers la réalisation de l'objectif, ou ce qui supprime les obstacles sérieux sur le chemin.

Et ici, beaucoup font l'erreur de substituer les critères. Laconiquement, cela peut s'exprimer ainsi : « C'est très urgent, car c'est très important ! "C'est très important car la date limite est demain !" Mais si votre liste de priorités pour la journée ne contient pas de tâches menant à la réalisation d'objectifs importants pour vous, vous devez analyser attentivement votre liste de tâches.

Vous devez décider quels critères vous utilisez pour déterminer «l'urgence» et «l'importance» des tâches et si vous mélangez ces deux concepts.

Deuxième approche : identifier trois catégories de priorités

Comme vous le savez, les horizons de planification sont différents. Si on envisage un horizon de planification d'un jour, alors il vaut mieux procéder comme suit :

• Définissez une priorité absolue pour la journée. C'est la tâche à laquelle vous consacrerez aujourd'hui le maximum de votre temps et de votre énergie ;
• Identifiez trois ou quatre choses sur lesquelles vous consacrerez le moins de temps et d'efforts aujourd'hui. Il est préférable que vous notiez combien de temps (cinq minutes, dix minutes) vous prévoyez consacrer à un cas particulier. Cela deviendra votre liste de « dernière priorité ».
• Dans la troisième catégorie entreront ce que l'on peut appeler « les cas du principe résiduel ». Ils seront complétés s'il reste du temps libre pour eux. Mais s'ils restent non réalisés, cela n'affectera rien.

Nous voilà face à la question : « Comment ne pas dépenser un maximum d'énergie sur la « dernière priorité », mettant inconsciemment de côté la « principale » ? La troisième approche permettra d'y répondre.

Troisième approche : utiliser le mode ralenti

Nous passons la majeure partie de notre temps de travail en mode « quick time ». Nous devons participer à des processus routiniers et traiter une énorme quantité d'informations.

« Ralentir le temps » est le moyen le plus efficace d'arrêter la routine « qui tourne dans la roue ». C'est un regard conscient sur vous-même et le point de départ pour trouver des réponses aux questions : « Qu'est-ce que je fais ? Pourquoi? Qu'est-ce que je ne fais pas et pourquoi ?

Pour que cette méthode fonctionne au mieux, suivez ces trois directives :

1. Entrez dans votre routine quotidienne un certain rituel. Cela devrait être une activité récurrente tout au long de la journée qui vous mettra en mode « ralentissement du temps ». Cela peut être une pause thé et des squats réguliers. Le rituel ne devrait pas prendre plus de 5 minutes et vous permettre d'être seul. Et, bien sûr, vous apporter de la joie et du plaisir - alors vous ne le remettrez pas à demain.
2. Gardez à l'esprit que « slow time » n'est pas seulement un moment de plaisir, mais aussi une opportunité d'augmenter votre satisfaction avec le mode « fast time ». Et posez-vous trois questions : "Quel résultat dois-je atteindre aujourd'hui ?", "Quel est le prochain petit pas vers ce résultat que je dois franchir ?", "Qu'est-ce qui me distrait et comment ne pas me laisser distraire ?" Ces questions vous aideront à garder à l'esprit vos principaux objectifs. Et planifier les prochaines petites étapes sera une excellente prévention de la procrastination.
3. Utilisez le mode ralenti deux à quatre fois par jour. Plus vous êtes souvent et fortement influencé par les facteurs du monde extérieur, plus vous devez souvent passer à ce mode. Trois questions et quelques minutes par session suffiront. Le critère principal est qu'il doit vous procurer du plaisir. Mais rappelez-vous : utiliser la technique moins d'une fois par jour, c'est ne pas la pratiquer du tout.