Grouper et dissocier des données dans Excel. Instructions étape par étape avec photo

C'est maintenant l'ère de l'information. La quantité de données que les gens doivent traiter chaque jour augmente de plus en plus. Cela s'applique à tous les domaines possibles de la vie, y compris le travail. Aujourd'hui, il existe de plus en plus de domaines d'activité humaine dans lesquels il existe un besoin aigu de capacité à traiter rapidement de grandes quantités d'informations.

L'une des fonctionnalités d'Excel qui vous permet de le faire est le regroupement. Le fait est que la structuration des informations aide à travailler non pas avec toutes les données disponibles, mais uniquement avec de petites parties. Si vous regroupez le même type d'informations dans un seul bloc, c'est plus facile pour l'ordinateur et pour la personne elle-même. Il n'y a presque aucun domaine dans lequel la structuration de l'information ne serait pas demandée :

1. Traitement des données de vente. Les entrepôts reçoivent régulièrement d'énormes lots d'une grande variété de marchandises avec des coûts, des poids, des fournisseurs, des noms, etc. différents. La structuration des données facilite la navigation dans toute cette panoplie d'informations.
2. Études. La qualité de l'éducation et de l'auto-éducation est étroitement liée à la qualité de la structure de l'information. Par conséquent, si vous regroupez correctement des données du même type côte à côte, il sera plus facile d'effectuer non seulement des tâches pratiques liées aux statistiques, par exemple, mais également des tâches théoriques, organiser des devoirs, etc.
3. Rapport comptable. Les comptables doivent régulièrement composer avec des nombres, dont chacun a des liens avec d'autres nombres. Et pour faciliter le travail avec un grand nombre de valeurs liées les unes aux autres et des informations de type différent, il est très pratique d'utiliser le regroupement de données.

De plus, la fonction de regroupement de données vous permet de masquer les informations obsolètes. Voyons comment cela fonctionne et comment vous pouvez l'utiliser.

Comment définir les paramètres de la fonction

Pour travailler avec le regroupement de données, vous devez d'abord le configurer. Pour ce faire, allez dans l'onglet "Données" et recherchez-y l'option "Structure". Ensuite, un panneau contextuel apparaîtra dans lequel vous devrez trouver un bouton dans le coin inférieur droit.

Après cela, une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous devrez cocher les cases appropriées et appuyer sur la touche OK. Ces paramètres contrôlent la façon dont les données seront affichées.

Important: dans la pratique, de nombreuses personnes trouvent peu pratique d'afficher des totaux sous les données. Par conséquent, vous pouvez laisser cette case décochée. Il est également recommandé de cocher la case "Styles automatiques".

Une fois ces étapes terminées, vous pouvez immédiatement commencer à regrouper les informations.

Comment regrouper les données par lignes

Voyons maintenant ce qu'il faut faire pour regrouper les lignes, en pratique.

1. Créez une nouvelle ligne au-dessus ou en dessous de celles que nous voulons regrouper. Tout dépend de la méthode d'affichage des résultats choisie à l'étape précédente.
2. L'étape suivante consiste à créer un titre de tableau dans la cellule supérieure gauche de la ligne ajoutée. Ce sera le nom du groupe dans lequel les cellules seront combinées qui sont communes sur une certaine base.
3. Sélectionnez toutes les cellules dans la zone située sous la ligne nouvellement créée ou au-dessus (selon ce que nous avons fait à la première étape). Après cela, nous recherchons le bouton "Structure" dans l'onglet des données et nous y trouvons l'option "Groupe". Il est important de ne pas cliquer sur la flèche ou le nom de la commande dans le panneau contextuel, mais sur l'icône.

Si vous cliquez toujours sur la flèche vers le bas, un menu supplémentaire apparaîtra dans lequel vous pourrez sélectionner soit la fonction de regroupement, soit créer une structure. Nous sommes principalement intéressés par le regroupement à ce stade.

Après cela, nous sélectionnons la caractéristique principale par laquelle le regroupement sera effectué. Il peut s'agir de lignes ou de colonnes. Si vous ne modifiez rien, le premier élément est sélectionné par défaut. Après nous être assurés que les paramètres sont définis selon nos besoins, nous devons confirmer nos actions en appuyant sur le bouton OK. Puisque nous regroupons par ligne, nous n'avons rien à changer, nous avons juste besoin de revérifier.

Important: si, avant de commencer à regrouper des objets, vous ne sélectionnez pas une cellule, mais des colonnes ou des lignes entières sur le panneau des coordonnées, cette boîte de dialogue n'apparaîtra pas. Le programme trouvera quoi faire par lui-même.

Le fait que les lignes aient été regroupées, nous pouvons le comprendre par le signe moins sur le panneau de coordonnées. Cela nous indique que les données ont été divulguées. Maintenant on peut les masquer en cliquant sur cette icône ou en cliquant sur le bouton 1 un peu plus haut (il indique le degré de regroupement).

Nous voyons que les lignes sont masquées et que le signe moins est devenu un plus. Pour ouvrir la ligne souhaitée, vous pouvez cliquer dessus, puis le programme le fera tout seul. Si vous avez besoin de développer toutes les lignes, vous devez cliquer sur le bouton "2", qui se trouve en haut du panneau de coordonnées dans ce cas.

Comment grouper des colonnes

Pour grouper des colonnes, l'algorithme des actions est approximativement le même :

1. Selon les options que nous avons sélectionnées dans les paramètres, nous devons insérer une nouvelle colonne à gauche ou à droite de la zone qui sera regroupée.
2. Nous écrivons le nom du groupe dans la cellule la plus haute de la colonne apparue.
3. Nous sélectionnons toutes les colonnes que nous devons regrouper (laissez simplement celle que nous avons ajoutée à la première étape), puis cliquez sur le bouton "Grouper" de la même manière que l'algorithme décrit ci-dessus.
4. Maintenant, nous devons cliquer sur l'élément "Colonnes" dans la petite fenêtre et cliquer sur le bouton "OK".
5. Bonne chance !

Note. Tout comme lors du regroupement de lignes, si nous sélectionnons des colonnes entières dans la barre de coordonnées horizontales, nous n'obtenons pas de petite boîte de dialogue.

Comment faire un regroupement à plusieurs niveaux

Excel est un programme fonctionnel, mais ses possibilités ne s'arrêtent pas au regroupement à un seul niveau, comme décrit dans les exemples ci-dessus. Il y a aussi la possibilité de regrouper les cellules par plusieurs niveaux. Cela se fait de la manière suivante:

1. Pour commencer, le groupe principal est créé de la manière décrite ci-dessus. Des sous-groupes lui seront alors ajoutés.
2. Après cela, nous nous assurons que le groupe principal est ouvert. Dans celui-ci, nous effectuons également les actions décrites ci-dessus. Les étapes spécifiques varient selon que la personne travaille avec des lignes ou des colonnes.
3. Ainsi, des groupes de plusieurs niveaux peuvent être créés.

Instructions pour dissocier les données

Une situation peut survenir lorsqu'un groupe ou sous-groupe créé précédemment n'est plus nécessaire. Il existe une fonction distincte pour cela - "Dissocier". Pour l'implémenter, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Sélectionnez les éléments qui font partie du groupe.
2. Ouvrez l'onglet "Données".
3. On y retrouve le groupe « Structure », ouvrez-le avec la flèche ci-dessous.
4. Là, cliquez sur le bouton "Dissocier". Il est très important de cliquer sur l'icône, pas sur l'inscription.

Ensuite, nous choisissons exactement ce que nous voulons dissocier. Nous sélectionnons l'article qui convient en fonction de ce que nous avons précédemment regroupé. Une fois l'action terminée, appuyez sur le bouton OK.

Attention! Si auparavant un regroupement à plusieurs niveaux a été créé ou si plusieurs groupes différents ont été créés, ils doivent être réformés séparément.

Ici, nous recevons également un tel résultat.

Il s'agit d'un algorithme général pour dissocier les cellules, mais comme dans toute entreprise, il existe de nombreuses nuances. Regardons-les plus en détail.

Comment dissocier des feuilles

Il peut être nécessaire de dissocier des feuilles de temps en temps. Pour ce faire, vous devez effectuer la séquence d'actions suivante :

1. Pour commencer, nous retrouvons les feuilles qui ont été regroupées. Si les feuilles ont été regroupées au préalable, elles seront affichées dans la même couleur ou le titre sera en gras.
2. Après cela, vous devez cliquer avec le bouton droit sur l'une des feuilles du groupe, puis cliquer sur le bouton "Dégrouper les feuilles" dans le menu contextuel. Désormais, ils seront dissociés et toutes les modifications leur seront apportées indépendamment des autres.

Une autre façon de dissocier des feuilles consiste à utiliser la touche Maj, puis à cliquer sur la feuille active dans le groupe que vous souhaitez dissocier. C'est-à-dire que vous devez définir le groupe dont le dégroupage est requis, puis cliquer sur l'un des onglets, puis cliquer dessus tout en maintenant la touche Maj enfoncée.

Une fois les modifications apportées, vous pouvez maintenant regrouper certaines des feuilles. Pour ce faire, appuyez sur la touche Ctrl ou Cmd (la première est pour les ordinateurs sous Windows et la seconde pour la technologie Apple), et tout en maintenant le bouton enfoncé, cliquez alternativement sur les feuilles que vous souhaitez combiner en un groupe. Après cela, le programme fera tout pour l'utilisateur.

Comment dissocier des données groupées manuellement

Avant de dissocier des cellules, vous devez d'abord comprendre comment elles ont été regroupées : manuellement ou automatiquement. Le regroupement manuel est considéré comme la méthode décrite ci-dessus. La génération automatique des groupes se produit lors de leur création à l'aide de certaines fonctions. Par exemple, après avoir généré des sous-totaux. Le fait que cette opportunité ait été utilisée peut être compris à partir de la ligne « Résultats intermédiaires ».

Si les données ont été regroupées via la fonction du même nom Excel, ensuite, pour le dissoudre, vous devez vous assurer que le groupe est déployé. Sinon, vous devez cliquer sur le bouton + dans la barre latérale à gauche. Le fait que le groupe soit déployé, on peut en juger par le bouton – au même endroit. Lorsque nous développons un groupe, nous commençons à voir à la fois les lignes et les groupes masqués. Après cela, à l'aide du clavier ou du bouton gauche de la souris, sélectionnez toutes les cellules du groupe, puis - selon l'algorithme décrit ci-dessus.

Peu de gens savent qu'il existe un autre moyen de dégrouper manuellement des cellules groupées - en utilisant des raccourcis clavier.

Pour ce faire, vous devez d'abord sélectionner les colonnes qui ont été regroupées, puis appuyer sur les touches Alt + Maj + Flèche gauche. Si le travail est effectué sur un ordinateur contrôlé sous Mac OS, vous devez utiliser la combinaison de touches Commande + Maj + J.

Comment dissocier des données groupées automatiquement

Si, à la suite de la vérification effectuée dans le paragraphe précédent, il s'est avéré que les données ont été regroupées automatiquement, alors tout est un peu plus compliqué, car la fonction de dégroupage standard ne fonctionnera pas dans ce cas. Les actions dépendent de ce qui a exactement effectué le regroupement des données. S'il s'agit de la fonction "Sous-totaux", la séquence d'actions est la suivante :

1. Nous ouvrons le même onglet avec des données sur le panneau principal (ou ruban, comme on l'appelle aussi souvent).
2. Après avoir cliqué sur le bouton "Sous-totaux" (ce qui est exactement ce que nous devons faire dans un deuxième temps), nous aurons une fenêtre. Le bouton lui-même est situé dans la même section - Structure. Après cela, une fenêtre apparaîtra dans laquelle nous devons cliquer sur le bouton "Supprimer tout". Il peut être trouvé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre ou ailleurs (selon la version d'Office et le programme de feuille de calcul spécifique).

Attention! Cette méthode supprime non seulement le groupe, mais également les sous-totaux. Par conséquent, si vous devez les conserver, il est préférable de copier les éléments du groupe sur une autre feuille et de les utiliser comme éléments non groupés.

Une forte recommandation pour toutes les opérations avec une table pour regrouper ou dissocier des données. Avant de faire cela, vous devez faire une copie de la table d'origine. Dans ce cas, vous pouvez restaurer la vue d'origine du document si quelque chose ne se passe pas comme prévu.

Ainsi, Excel dispose d'une fonctionnalité très large pour structurer les données. Bien sûr, il ne pourra pas tout faire pour une personne, mais il vous permet d'organiser plus facilement le travail avec des données structurées. Le reste devra être fait par la personne. Cependant, c'est un outil très fonctionnel qui sera très utile pour ceux qui doivent travailler avec d'énormes quantités d'informations numériques et textuelles.