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De nombreux utilisateurs novices d'Excel se posent souvent une question : qu'est-ce qu'une formule Excel et comment la saisir dans une cellule. Beaucoup pensent même pourquoi c'est nécessaire. Pour eux, Excel est une feuille de calcul. Mais en fait, il s'agit d'une grande calculatrice multifonctionnelle et, dans une certaine mesure, d'un environnement de programmation.
Concept de formule et de fonction
Et tout le travail dans Excel est basé sur des formules, dont il existe un grand nombre. Au cœur de toute formule se trouve une fonction. Il s'agit d'un outil de calcul de base qui renvoie une valeur en fonction des données transmises après qu'elles aient été prétraitées.
Une formule est un ensemble d'opérateurs logiques, d'opérations arithmétiques et de fonctions. Il ne contient pas toujours tous ces éléments. Le calcul peut comprendre, par exemple, uniquement des opérations mathématiques.
Dans le langage courant, les utilisateurs d'Excel confondent souvent ces concepts. En fait, la ligne qui les sépare est plutôt arbitraire et les deux termes sont souvent utilisés. Cependant, pour une meilleure compréhension du travail avec Excel, il est nécessaire de connaître les valeurs correctes.
En fait, l'appareil terminologique est beaucoup plus large et comprend de nombreux autres concepts qui doivent être approfondis.
- Constant. Il s'agit d'une valeur qui reste la même et ne peut pas être modifiée. Cela pourrait être, par exemple, le nombre Pi.
- Les opérateurs. Il s'agit d'un module requis pour effectuer certaines opérations. Excel fournit trois types d'opérateurs :
- Arithmétique. Nécessaire pour additionner, soustraire, diviser et multiplier plusieurs nombres.
- Opérateur de comparaison. Nécessaire pour vérifier si les données répondent à une certaine condition. Il peut renvoyer une valeur : true ou false.
- Opérateur de texte. Il n'en est qu'un et est nécessaire pour concaténer les données – &.
- Lien. Il s'agit de l'adresse de la cellule à partir de laquelle les données seront extraites, à l'intérieur de la formule. Il existe deux types de liens : absolu et relatif. Les premiers ne changent pas si la formule est déplacée à un autre endroit. Les relatifs, respectivement, changent la cellule en cellule adjacente ou correspondante. Par exemple, si vous spécifiez un lien vers la cellule B2 dans une cellule, puis copiez cette formule dans la cellule adjacente à droite, l'adresse passera automatiquement à C2. Le lien peut être interne ou externe. Dans le premier cas, Excel accède à une cellule située dans le même classeur. Dans le second – dans l'autre. Autrement dit, Excel peut utiliser des données situées dans un autre document dans des formules.
Comment saisir des données dans une cellule
L'un des moyens les plus simples d'insérer une formule contenant une fonction consiste à utiliser l'assistant de fonction. Pour l'appeler, vous devez cliquer sur l'icône fx un peu à gauche de la barre de formule (elle est située au-dessus du tableau et le contenu de la cellule y est dupliqué s'il n'y a pas de formule ou si la formule est affiché si c'est le cas. Une telle boîte de dialogue apparaîtra.
Là, vous pouvez sélectionner la catégorie de fonction et directement celle de la liste que vous souhaitez utiliser dans une cellule particulière. Là, vous pouvez voir non seulement la liste, mais aussi ce que fait chacune des fonctions.
La deuxième façon de saisir des formules consiste à utiliser l'onglet correspondant sur le ruban Excel.
Ici, l'interface est différente, mais la mécanique est la même. Toutes les fonctions sont divisées en catégories, et l'utilisateur peut choisir celle qui lui convient le mieux. Pour voir ce que fait chacune des fonctions, vous devez la survoler avec le curseur de la souris et attendre 2 secondes.
Vous pouvez également saisir une fonction directement dans une cellule. Pour ce faire, vous devez commencer à y écrire le symbole de saisie de la formule (= =) et saisir manuellement le nom de la fonction. Cette méthode convient aux utilisateurs plus expérimentés qui la connaissent par cœur. Permet de gagner beaucoup de temps.
Après avoir entré les premières lettres, une liste s'affiche, dans laquelle vous pouvez également sélectionner la fonction souhaitée et l'insérer. S'il n'est pas possible d'utiliser la souris, vous pouvez naviguer dans cette liste à l'aide de la touche TAB. Si c'est le cas, un simple double-clic sur la formule correspondante suffit. Une fois la fonction sélectionnée, une invite apparaîtra vous permettant d'entrer les données dans le bon ordre. Ces données sont appelées les arguments de la fonction.
Si vous utilisez toujours la version Excel 2003, elle ne fournit pas de liste déroulante. Vous devez donc vous souvenir du nom exact de la fonction et saisir les données de la mémoire. Il en va de même pour tous les arguments de la fonction. Heureusement, pour un utilisateur expérimenté, ce n'est pas un problème.
Il est important de toujours commencer une formule par un signe égal, sinon Excel pensera que la cellule contient du texte.
Dans ce cas, les données qui commencent par un signe plus ou moins seront également considérées comme une formule. Si après cela il y a du texte dans la cellule, alors Excel donnera une erreur #NOM ?. Si des chiffres ou des nombres sont donnés, alors Excel essaiera d'effectuer les opérations mathématiques appropriées (addition, soustraction, multiplication, division). Dans tous les cas, il est recommandé de commencer à saisir la formule avec le signe =, comme il est d'usage.
De même, vous pouvez commencer à écrire une fonction avec le signe @, qui sera automatiquement modifié. Cette méthode de saisie est considérée comme obsolète et est nécessaire pour que les anciennes versions des documents ne perdent pas certaines fonctionnalités.
Le concept d'arguments de fonction
Presque toutes les fonctions contiennent des arguments, qui peuvent être une référence de cellule, du texte, un nombre et même une autre fonction. Donc, si vous utilisez la fonction ÉNÉCHET, vous devrez spécifier les numéros qui seront vérifiés. Une valeur booléenne sera renvoyée. S'il s'agit d'un nombre impair, TRUE sera renvoyé. En conséquence, si pair, alors "FAUX". Les arguments, comme vous pouvez le voir sur les captures d'écran ci-dessus, sont entrés entre parenthèses et sont séparés par un point-virgule. Dans ce cas, si la version anglaise du programme est utilisée, la virgule habituelle sert de séparateur.
L'argument d'entrée est appelé un paramètre. Certaines fonctions ne les contiennent pas du tout. Par exemple, pour obtenir l'heure et la date actuelles dans une cellule, vous devez écrire la formule =TATA (). Comme vous pouvez le voir, si la fonction ne nécessite pas l'entrée d'arguments, les crochets doivent toujours être spécifiés.
Quelques caractéristiques des formules et des fonctions
Si les données de la cellule référencée par la formule sont modifiées, elles recalculeront automatiquement les données en conséquence. Supposons que nous ayons la cellule A1, qui est écrite dans une formule simple contenant une référence de cellule régulière = D1. Si vous modifiez les informations qu'il contient, la même valeur sera affichée dans la cellule A1. De même, pour les formules plus complexes qui prennent des données à partir de cellules spécifiques.
Il est important de comprendre que les méthodes Excel standard ne peuvent pas obliger une cellule à renvoyer sa valeur à une autre cellule. Dans le même temps, cette tâche peut être réalisée en utilisant des macros - des sous-routines qui effectuent certaines actions dans un document Excel. Mais c'est un sujet complètement différent, qui n'est clairement pas pour les débutants, car il nécessite des compétences en programmation.
Le concept de formule matricielle
C'est l'une des variantes de la formule, qui est entrée d'une manière légèrement différente. Mais beaucoup ne savent pas ce que c'est. Alors commençons par comprendre le sens de ce terme. Il est beaucoup plus facile de comprendre cela avec un exemple.
Supposons que nous ayons une formule SOMME, qui renvoie la somme des valeurs dans une certaine plage.
Créons une plage aussi simple en écrivant des nombres de un à cinq dans les cellules A1: A5. Ensuite on précise la fonction = SUM (A1: A5) dans la cellule B1. En conséquence, le nombre 15 y apparaîtra.
Est-ce déjà une formule matricielle ? Non, même si cela fonctionne avec un jeu de données et pourrait être appelé un. Apportons quelques changements. Supposons que nous devions en ajouter un à chaque argument. Pour ce faire, vous devez créer une fonction comme celle-ci :
=SOMME(A1:A5+1). Il s'avère que nous voulons ajouter un à la plage de valeurs avant de calculer leur somme. Mais même sous cette forme, Excel ne voudra pas le faire. Il doit le montrer en utilisant la formule Ctrl + Maj + Entrée. La formule matricielle diffère en apparence et ressemble à ceci :
{=SOMME(A1:A5+1)}
Après cela, dans notre cas, le résultat 20 sera saisi.
Il est inutile de saisir manuellement les accolades. Cela ne fera rien. Au contraire, Excel ne pensera même pas qu'il s'agit d'une fonction et juste du texte au lieu d'une formule.
À l'intérieur de cette fonction, entre-temps, les actions suivantes ont été réalisées. Tout d'abord, le programme décompose cette plage en composants. Dans notre cas, c'est 1,2,3,4,5. Ensuite, Excel incrémente automatiquement chacun d'eux de un. Ensuite, les nombres obtenus sont additionnés.
Il existe un autre cas où une formule matricielle peut faire quelque chose que la formule standard ne peut pas faire. Par exemple, nous avons un ensemble de données répertorié dans la plage A1:A10. Dans le cas standard, zéro sera retourné. Mais supposons que nous ayons une situation telle que zéro ne puisse pas être pris en compte.
Entrons dans une formule qui vérifie la plage pour voir si elle n'est pas égale à cette valeur.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Ici, il y a un faux sentiment que le résultat souhaité sera atteint. Mais ce n'est pas le cas, car ici, vous devez utiliser une formule matricielle. Dans la formule ci-dessus, seul le premier élément sera vérifié, ce qui, bien sûr, ne nous convient pas.
Mais si vous le transformez en une formule matricielle, l'alignement peut rapidement changer. Maintenant, la plus petite valeur sera 1.
Une formule matricielle présente également l'avantage de pouvoir renvoyer plusieurs valeurs. Par exemple, vous pouvez transposer un tableau.
Ainsi, il existe de nombreux types de formules. Certains d'entre eux nécessitent une saisie plus simple, d'autres plus complexes. Les formules matricielles peuvent être particulièrement difficiles à comprendre pour les débutants, mais elles sont très utiles.