Lorsque nous nous asseyons pour écrire quelque chose sur les affaires, nous voulons toujours quelque chose.
Par exemple, nous voulons vendre un produit — et nous rédigeons une offre commerciale. Nous voulons obtenir un emploi — et nous écrivons une lettre à un employeur potentiel, et joignons un curriculum vitae à la lettre. Nous voulons que le toit qui fuit soit réparé — et nous écrivons une déclaration au Bureau du logement.
En d'autres termes, nous essayons de convaincre le destinataire de faire quelque chose, c'est-à-dire que nous acceptons une lettre persuasive. En même temps, le destinataire — l'acquéreur, l'employeur et l'office du logement — ne veut pas nécessairement être convaincu. Le plus souvent, il n'est pas désireux d'acheter chez nous, de nous embaucher ou de réparer notre toit. Comment réaliser le vôtre ?
Vous souvenez-vous du conte de fées russe « La princesse grenouille » ? Dans ce document, Ivan Tsarevich, brûlant bêtement la peau de grenouille de sa femme, part pour la sauver (sa femme, pas la peau) des griffes de Koshchei. En chemin, Ivan rencontre un ours, un lièvre et un canard. De la faim et du manque d'éducation environnementale, Ivan Tsarevich s'efforce de les abattre tous. Et en réponse, il entend la célèbre phrase: "Ne me tue pas, Ivan Tsarévitch, je te serai toujours utile." Cette phrase est votre lettre en miniature. Il a un but — « ne tue pas », et des arguments — « je te serai utile ». Et faites attention. Chacun des animaux a très probablement mille raisons pour lesquelles il ne faut pas les manger : ils ont une famille, des enfants, et en général ils veulent vivre... Mais les animaux n'en parlent pas à Ivan — car cela l'intéresse peu . Ils disent qu'ils lui seront utiles. C'est-à-dire qu'ils convainquent selon le schéma «Faites-le à ma façon et vous obtiendrez ceci et cela».
Et comment convaincre, par exemple, nos clients ?
Disons que notre société vend des produits logiciels de gestion de documents. Ces programmes vous permettent de convertir les archives papier d'un client sous forme électronique et de les utiliser sur un ordinateur sans aucun problème. La chose est certes utile — mais les clients ne parcourent pas encore le marché à la recherche de tels programmes. Nous devons leur offrir ces programmes. Nous nous asseyons et publions quelque chose comme ceci :
Nous vous proposons des produits logiciels pour la gestion électronique de documents. Ces produits permettent de numériser des documents, de les télécharger dans une base de données électronique, d'indexer et de rechercher par mots-clés, de conserver un historique des modifications de documents et, si nécessaire, d'imprimer des copies papier…
Les clients voient-ils que tout cela leur est utile ? S'ils l'avaient fait, ils seraient déjà à la recherche de tels programmes. Mais s'ils ne le voient pas, comment peuvent-ils être convaincus ? Imaginez combien de documents sont créés et envoyés dans l'entreprise aujourd'hui. Combien de dossiers, de dossiers, de casiers, d'armoires, de pièces ! Combien de courriers, de commerçants, d'archivistes ! Quelle poussière de papier ! Quel remue-ménage pour retrouver un bout de papier il y a un an ! Quel casse-tête si ce morceau de papier est soudainement perdu ! C'est là qu'on peut «utile», c'est ce qui vaut la peine d'être écrit.
Nous vous proposons des produits logiciels pour la gestion électronique de documents. Ces produits permettent à l'entreprise de se débarrasser de l'éternel casse-tête associé au flux de travail papier. Vous n'avez plus besoin de faire glisser et déposer des dossiers de documents volumineux, d'allouer de l'espace pour les stocker, de vous soucier de vos montagnes de papier avant chaque inspection incendie. Inutile de passer des heures voire des jours à chercher la bonne lettre ou le bon mémo…
Commencez par un problème ou une opportunité
Que peut-on faire d'autre, comment conjurer autrement avec les mots chéris? Regardons de plus près notre formule « Faites-le à ma manière et vous obtiendrez ceci et cela ». La formule est dangereuse ! Nous disons : « Faites-le à ma façon », et le lecteur répond « Je ne veux pas ! », se retourne et s'en va. Nous écrivons « Nous vous offrons des produits logiciels », et il pense « Je n'en ai pas besoin », et jette la lettre. Tous nos arguments ne nous sauvent pas - ils n'atteignent tout simplement pas le but. Comment être? Retournez la formule ! « Voulez-vous ceci et cela ? Faites-le à ma façon et vous l'aurez!»
Comment cela pourrait-il être adapté à nos ventes de produits logiciels ? Le flux de travail papier est le casse-tête de l'entreprise moderne. Des dossiers volumineux avec des documents, des rangées d'étagères, une pièce séparée pour les archives. Poussière de papier incessante, réclamations éternelles des inspecteurs des incendies, contrôles… Trouver n'importe quel document est un problème, et perdre un document est doublement un problème, car il ne peut pas être restauré. Vous pouvez vous débarrasser de ce casse-tête en passant simplement à la gestion électronique des documents. L'intégralité de l'archive sera placée sur une matrice de disques. Tout document peut être trouvé en quelques secondes. La sauvegarde automatique vous protégera de la perte de documents… Désormais, l'acheteur voit immédiatement ce qui l'inquiète dans la lettre et lira plus loin avec intérêt. Ainsi, la leçon des contes de fées russes nous aidera à vendre les marchandises.
Cependant, cette technique convient à toutes les lettres persuasives. Prenez, par exemple, une lettre de motivation - celle avec laquelle nous envoyons un CV à un employeur potentiel. Et vous pouvez le démarrer comme ceci :
Le poste vacant de chef de produit bancaire pour les entreprises russes a immédiatement attiré mon attention ! Je travaille actuellement pour une entreprise manufacturière où je suis responsable des finances et du développement. Cependant, pendant plus de 4 ans, j'ai occupé un poste de direction dans le secteur bancaire…
Mais est-il sûr que le destinataire sera intéressé ? Peut-on voir d'ici que « nous lui serons encore utiles » ? Il est préférable de montrer plus clairement en début de lettre comment l'employeur en bénéficiera :
Je propose à CJSC SuperInvest ma candidature au poste de responsable des produits bancaires pour les entreprises russes. Je suis prêt à offrir à l'entreprise mon expérience dans le secteur bancaire, ma connaissance des besoins financiers des entreprises russes et une vaste clientèle. Je suis sûr que cela me permettra d'assurer une croissance régulière des ventes aux entreprises même en temps de crise pour CJSC SuperInvest…
Et ici, il s'avère à la fois plus convaincant et plus attrayant. Et voici le principe « Voulez-vous ceci et cela ? Faites-le à ma façon et vous l'aurez!» œuvres. Il ne reste plus qu'à l'utiliser !