Créer des organigrammes dans Excel

Avez-vous déjà été chargé de créer un organigramme pour cartographier les processus métier d'une organisation. Certaines entreprises paient pour des logiciels coûteux et hautement spécialisés qui créent des organigrammes en quelques étapes et quelques clics. D'autres entreprises préfèrent utiliser des outils existants qui seront tout aussi simples une fois que vous les aurez appris. L'un d'eux est Excel.

Planifiez vos pas

Étant donné que le but d'un organigramme est de marquer l'ordre logique des événements, les décisions prises et les résultats de ces décisions, la plupart des gens trouvent qu'il est préférable de le représenter sous la forme d'un organigramme. Et ils trouvent qu'il est beaucoup plus facile de le faire s'ils prennent quelques minutes pour organiser leurs pensées. 

Et c'est effectivement le cas. Si vos pensées ne sont pas suffisamment réfléchies, l'organigramme ne sera pas bon.

Par conséquent, avant de procéder directement à la création d'un organigramme, il est recommandé de prendre certaines notes. Le format dans lequel ils seront menés n'est pas si important. L'essentiel est de lister chaque étape du processus, de déterminer chaque décision et ses conséquences.

Éléments de réglage

1. Allez dans l'onglet "Insérer", où vous trouverez l'élément "Formes".
2. Après cela, une liste de formes apparaîtra, organisée par groupes. Ensuite, vous devez les parcourir tous jusqu'à ce que le groupe "Organigramme" soit trouvé.
3. Sélectionnez l'élément requis.
4. Pour ajouter du texte, faites un clic droit sur l'élément et sélectionnez "Modifier le texte" dans le menu contextuel.

Enfin, sur le ruban Mise en forme, vous devez choisir un style et un jeu de couleurs pour le diagramme.

Après avoir sélectionné l'élément souhaité, vous devez ajouter le suivant pour un élément spécifique et continuer jusqu'à ce que chaque étape soit affichée.

Ensuite, la forme qui affiche chaque élément de l'organigramme doit être étiquetée. Ensuite, celui qui le regarde comprendra quel rôle chaque élément de l'organigramme y joue et comment il est lié aux autres.

Chaque figure remplit sa fonction standard. Si vous utilisez les éléments du diagramme de manière incorrecte, quelqu'un qui le visualise peut vous mal comprendre.

Voici quelques-uns des éléments les plus courants :

1. Le début ou la fin de l'organigramme.
2. Le processus de travail.
3. Un processus prédéfini, tel que des routines récurrentes.
4. La source de données. Il peut s'agir d'un tableau, d'un type de document ou d'un site Web.
5. Décisions prises. Par exemple, il peut s'agir d'un contrôle de l'exactitude d'un processus pré-exécuté. De chaque coin du losange, il peut y avoir des lignes qui montrent les résultats de la décision prise.

Éléments de commande

Une fois les éléments placés aux bons endroits, vous pouvez suivre ces étapes :

1. Pour organiser les éléments dans une colonne, vous devez sélectionner plusieurs éléments en appuyant sur la touche MAJ puis en appuyant sur chacun d'eux, puis sélectionner Aligner au centre dans l'onglet Format.
2. Si vous devez créer les mêmes espaces entre les éléments verticalement, vous devez les sélectionner, puis sélectionner l'élément "Distribuer verticalement" sur le même onglet.
3. Ensuite, vous devez vous assurer que les tailles de tous les éléments sont les mêmes afin de rendre le graphique plus attrayant visuellement.

Configuration de la ligne de liaison

Dans l'onglet "Insérer", il y a un élément "Formes" où vous devez sélectionner une flèche. Il peut être droit ou coudé. Le premier est utilisé pour les éléments en séquence directe. Si vous devez revenir à une certaine étape après avoir terminé toutes les actions, une ligne courbe est utilisée.

Quelle est la prochaine?

En général, Excel propose un grand nombre de formes pour la création de graphiques. Parfois, vous pouvez ignorer les normes et activer la créativité. Cela ne fera que profiter.