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Les utilisateurs d'Excel sont souvent obligés de présenter les résultats de leur travail dans des présentations. Pour ce faire, vous devez convertir le fichier dans un format plus pratique, tel que PDF. De plus, la transformation du document vous permet de protéger les données contre les corrections indésirables lors de leur transfert à des tiers. Si le tableau contient des formules impliquées dans les calculs, la conversion au format PDF permet de protéger les données contre les modifications accidentelles ou contre les dommages lors du transfert du document vers un autre ordinateur. Examinons de plus près toutes les méthodes de conversion.
Convertir un fichier Excel en PDF
Dans les anciennes versions d'Excel, il n'y a aucun moyen d'enregistrer le fichier dans un autre format que xls. J'ai dû chercher des programmes de conversion spéciaux ou utiliser des ressources Internet capables de traduire un format de document dans un autre. Depuis que Excel-2010, la fonctionnalité du programme a été complétée par une telle fonctionnalité nécessaire qui vous permet de convertir immédiatement un fichier sans quitter Excel.
- Tout d'abord, vous devez sélectionner les cellules que vous souhaitez convertir. Allez dans le menu de l'onglet "Fichier". Avant d'enregistrer, vous devez vous assurer que les bordures du tableau ne dépasseront pas la feuille du document PDF.
1 - Ensuite, nous passons au processus de sauvegarde. Dans le menu "Fichier" qui s'ouvre, en activant la catégorie "Enregistrer sous...", sur le côté droit, allez dans l'option "Parcourir".
2 - Après cela, une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous devrez décider de l'emplacement du fichier et de son nom.
3 - En bas de la fenêtre, nous trouvons la catégorie "Type de fichier" et, en cliquant sur la ligne avec le bouton gauche de la souris de l'ordinateur, nous appelons une liste d'options à partir de laquelle vous pouvez sélectionner le format du document. Dans notre cas, sélectionnez le type de fichier PDF.
4 - Sous la ligne "Type de fichier", il y aura plusieurs paramètres supplémentaires requis pour la conversion. L'optimisation standard convient à l'impression et à la publication sur Internet, et la taille minimale vous permet d'optimiser le document pour le placer sur les pages des sites Internet. Après avoir choisi l'option d'optimisation appropriée, vous devez mettre une marque à côté. Pour que le document ainsi enregistré soit ouvert après la conversion, il convient de cocher la case correspondante.
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Pour un ajustement clair et détaillé du processus de conversion, les experts recommandent de prêter attention aux paramètres supplémentaires dans lesquels vous pouvez apporter tous les points de clarification pour un meilleur affichage du contenu des tableaux.
- Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez spécifier les pages que vous souhaitez convertir. Sélectionnez une plage de données, telle que des feuilles de calcul sélectionnées, une plage spécifique ou un classeur Excel entier. Il existe également des données de fichier non imprimables supplémentaires qui peuvent être insérées dans un nouveau document - les balises de structure de document et ses propriétés. En règle générale, les paramètres déjà définis dans la fenêtre correspondent aux exigences standard, mais si nécessaire, ils peuvent être ajustés. Pour activer les modifications, cliquez sur "OK".
6 - Nous terminons le processus de conversion en appuyant sur le bouton "Enregistrer".
7 - Le processus de conversion peut prendre un certain temps, selon la taille des tables. Un document PDF apparaîtra dans le dossier spécifié. Conformément aux paramètres, immédiatement après la conversion, le document s'ouvrira dans un éditeur capable de le lire.
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Convertir une feuille de calcul Excel en PDF à l'aide d'applications externes
Si l'utilisateur travaille avec des feuilles de calcul Excel versions 1997-2003, puis de convertir le fichier au format PDF besoin d'utiliser des outils tiers. L'un des programmes les plus populaires est FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Nous installons l'application. Vous pouvez télécharger le fichier d'installation sur le site officiel www.foxpdf.com.
- Lorsque vous démarrez le programme, une fenêtre de travail apparaît, dans laquelle vous devez aller dans le menu "Ajouter un fichier Excel" pour sélectionner le fichier souhaité.
9 - Le programme vous permet de convertir plusieurs fichiers à la fois, ce qui est un avantage incontestable. Après avoir choisi les fichiers, cliquez sur "Ouvrir".
10 - Les fichiers sélectionnés seront affichés dans la fenêtre du programme. Chaque fichier doit être coché à côté. Si la case n'est pas cochée, le fichier restera dans le même format.
11 - Après la conversion, les fichiers seront enregistrés dans le dossier sélectionné par défaut. Pour sélectionner une adresse différente, accédez au paramètre Output Path en bas de la page. Lorsque vous cliquez sur le bouton avec des points de suspension, un menu apparaît avec l'adresse du dossier en cours. Si nécessaire, l'emplacement de stockage peut être modifié.
12 - Lorsque toutes les étapes préparatoires sont terminées, procédez à la conversion en appuyant sur le bouton PDF à droite de la ligne Chemin de sortie.
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Application d'un service en ligne pour convertir le format Excel en PDF
Malgré la simplicité de l'application FoxPDF Excel to PDF Converter, ce logiciel est payant. Et si le besoin de convertir Excel en PDF apparaît extrêmement rarement, vous pouvez utiliser les ressources en ligne disponibles sur Internet.
Ces ressources vous permettent de convertir gratuitement des tableaux au format PDF, mais elles peuvent avoir une limite sur le nombre de transactions par jour. Certains services ne sont accessibles qu'après inscription et fourniture de votre adresse e-mail valide, à laquelle le document déjà converti sera envoyé.
De plus, pour travailler avec certains sites, vous devez vous assurer que le fichier répond aux exigences. Considérons le principe de fonctionnement d'une de ces ressources Internet sur l'exemple de SmallPDF :
- Allez sur le site https://smallpdf.com/fr. Sélectionnez la catégorie intitulée "Excel en PDF".
14 - Ici, vous devez, à l'aide du bouton "Sélectionner un fichier", spécifier le document souhaité ou simplement faire glisser et déposer le fichier Excel dans le champ requis. La ressource vous permet de convertir plusieurs documents à la fois.
15 - Vient ensuite la conversion automatique. Après son achèvement, le fichier fini doit être enregistré en activant le bouton "Enregistrer le fichier".
16 - Une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous devrez spécifier l'adresse du dossier pour placer les fichiers PDF.
Conclusion
Chacune de ces méthodes de conversion de feuilles de calcul Excel en fichiers PDF a des côtés positifs et négatifs. Bien entendu, l'enregistrement du document directement dans le programme Excel vous permet d'atteindre rapidement et facilement votre objectif. Mais, comme mentionné ci-dessus, cette fonctionnalité n'est apparue que dans la version 2010.
Vous pouvez utiliser des ressources en ligne pour convertir des fichiers uniquement si vous disposez d'une connexion Internet, et celle-ci n'est pas toujours disponible. Les applications et programmes spéciaux sont également pratiques à utiliser. Dans le même temps, n'oubliez pas que de tels services nécessitent parfois un achat. Dans tous les cas, le choix de la manière de convertir le fichier xls en pdf appartient à l'utilisateur.