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Les résultats intermédiaires qui doivent être obtenus lors de la compilation des rapports peuvent être facilement calculés dans Excel. Il existe une option assez pratique pour cela, que nous examinerons en détail dans cet article.
Exigences applicables aux tableaux pour obtenir des résultats intermédiaires
Fonction de sous-total dans Excel ne convient qu'à certains types de tableaux. Plus loin dans cette section, vous apprendrez quelles conditions doivent être remplies pour utiliser cette option.
- La plaque ne doit pas contenir de cellules vides, chacune d'elles doit contenir des informations.
- L'en-tête doit être d'une ligne. De plus, son emplacement doit être correct : sans sauts ni cellules qui se chevauchent.
- La conception de l'en-tête doit être faite strictement dans la ligne du haut, sinon la fonction ne fonctionnera pas.
- Le tableau lui-même doit être représenté par le nombre habituel de cellules, sans branches supplémentaires. Il s'avère que la conception de la table doit consister strictement en un rectangle.
Si vous vous écartez d'au moins une exigence énoncée lorsque vous essayez d'utiliser la fonction "Résultats intermédiaires", des erreurs apparaîtront dans la cellule qui a été sélectionnée pour les calculs.
Utilisation de la fonction de sous-total
Pour trouver les valeurs nécessaires, vous devez utiliser la fonction correspondante, qui se trouve en haut de la feuille Microsoft Excel sur le panneau supérieur.
- Nous ouvrons la table qui répond aux exigences spécifiées ci-dessus. Ensuite, cliquez sur la cellule du tableau, à partir de laquelle nous trouverons le résultat intermédiaire. Allez ensuite dans l'onglet "Données", dans la rubrique "Structure", cliquez sur "Sous-total".
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, nous devons sélectionner un paramètre, ce qui donnera un résultat intermédiaire. Pour cela, dans le champ « A chaque modification », vous devez préciser le prix unitaire de la marchandise. En conséquence, la valeur est inscrite "Prix". Appuyez ensuite sur le bouton "OK". Veuillez noter que dans le champ « Opération », vous devez définir le « Montant » afin de calculer correctement les valeurs intermédiaires.
- Après avoir cliqué sur le bouton "OK" dans le tableau pour chaque valeur, un sous-total s'affichera, illustré dans la capture d'écran ci-dessous.
Sur une note! Si vous avez déjà reçu plus d'une fois les totaux requis, vous devez cocher la case « Remplacer les totaux actuels ». Dans ce cas, les données ne seront pas répétées.
Si vous essayez de réduire toutes les lignes avec l'outil placé à gauche de la plaque, vous verrez que tous les résultats intermédiaires restent. Ce sont eux que vous avez trouvés en suivant les instructions ci-dessus.
Sous-totaux sous forme de formule
Afin de ne pas rechercher l'outil de fonction nécessaire dans les onglets du panneau de configuration, vous devez utiliser l'option "Insérer une fonction". Considérons cette méthode plus en détail.
- Ouvre une table dans laquelle vous devez rechercher des valeurs intermédiaires. Sélectionnez la cellule où les valeurs intermédiaires seront affichées.
- Cliquez ensuite sur le bouton "Insérer une fonction". Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'outil requis. Pour ce faire, dans le champ "Catégorie", nous recherchons la section "Liste alphabétique complète". Ensuite, dans la fenêtre « Select a function », cliquez sur « SUB.TOTALS », cliquez sur le bouton « OK ».
- Dans la fenêtre suivante « Arguments de fonction », sélectionnez « Numéro de fonction ». Nous écrivons le chiffre 9, qui correspond à l'option de traitement de l'information dont nous avons besoin - le calcul du montant.
- Dans le champ de données suivant "Référence", sélectionnez le nombre de cellules dans lesquelles vous souhaitez trouver des sous-totaux. Afin de ne pas saisir les données manuellement, vous pouvez simplement sélectionner la plage de cellules requises avec le curseur, puis cliquer sur le bouton OK dans la fenêtre.
En conséquence, dans la cellule sélectionnée, nous obtenons un résultat intermédiaire, qui est égal à la somme des cellules que nous avons sélectionnées avec les données numériques écrites. Vous pouvez utiliser la fonction sans passer par le « Function Wizard », pour cela vous devez saisir manuellement la formule : =SOUS-TOTALS(nombre de traitements de données, coordonnées des cellules).
Faites attention! Lorsqu'il essaie de trouver des valeurs intermédiaires, chaque utilisateur doit choisir sa propre option, qui sera affichée en conséquence. Il peut s'agir non seulement de la somme, mais aussi des valeurs moyennes, minimales et maximales.
Application d'une fonction et traitement manuel des cellules
Cette méthode consiste à appliquer la fonction d'une manière légèrement différente. Son utilisation est présentée dans l'algorithme ci-dessous :
- Lancez Excel et assurez-vous que le tableau s'affiche correctement sur la feuille. Sélectionnez ensuite la cellule dans laquelle vous souhaitez obtenir la valeur intermédiaire d'une valeur spécifique du tableau. Cliquez ensuite sur le bouton sous le panneau de commande "Insérer la fonction".
- Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la catégorie "10 fonctions récemment utilisées" et recherchez "Totaux intermédiaires" parmi eux. S'il n'y a pas une telle fonction, il est donc nécessaire de prescrire une autre catégorie - "Liste alphabétique complète".
- Après l'apparition d'une fenêtre contextuelle supplémentaire dans laquelle vous devez écrire des «arguments de fonction», nous y entrons toutes les données qui ont été utilisées dans la méthode précédente. Dans un tel cas, le résultat de l'opération « Sous-totaux » sera effectué de la même manière.
Dans certains cas, pour masquer toutes les données, à l'exception des valeurs intermédiaires par rapport à un type de valeur dans une cellule, il est permis d'utiliser l'outil de masquage des données. Cependant, vous devez vous assurer que le code de la formule est écrit correctement.
Résumer
Les calculs de sous-totaux à l'aide d'algorithmes de feuille de calcul Excel ne peuvent être effectués qu'à l'aide d'une fonction spécifique, mais il est possible d'y accéder de différentes manières. Les principales conditions sont d'effectuer toutes les étapes afin d'éviter les erreurs et de vérifier si la table sélectionnée répond aux exigences nécessaires.